Inspection professionnelle

Le processus d'inspection professionnelle est régi par la loi en application des modifications apportées à la Loi sur le Barreau en 1999, en vertu des articles 41 à 49 ainsi que du Règlement administratif no 11 sur la compétence professionnelle et la Règle 2 du Code de déontologie. Le programme d'inspection professionnelle prévoit une inspection professionnelle ciblée et une inspection de la gestion professionnelle. La procédure pour les deux types d'inspection est la même. La seule différence repose sur la méthode de sélection. Les titulaires de permis sont soumis à une inspection professionnelle ciblée lorsqu'ils répondent à des critères fondés sur le risque tels qu'approuvés par le Conseil. Par contre, les titulaires de permis sont soumis à une inspection professionnelle de la gestion selon un processus de sélection aléatoire.

Inspections professionnelles ciblées

En mars 2004, le Conseil a approuvé des indices permettant d'identifier les participants aux inspections professionnelles (voir l'article 5 du Règlement administratif 11). Ils comportent le nombre et le type de plaintes ainsi que les renseignements recueillis au cours des enquêtes ou des audits. Un guide à l'intention des titulaires de permis qui fournit des détails supplémentaires sur les indices peut être consulté. Les avocats et avocates qui ont des difficultés au niveau de leurs connaissances, habiletés, jugements, registres, systèmes, procédures administratives et de l'attention qu'ils ou qu'elles accordent aux intérêts de leurs clients, peuvent être renvoyés au processus d'inspection professionnelle par le biais de n'importe quel département de réglementation du Barreau et également par la compagnie d'assurance responsabilité civile professionnelle des avocats.

Inspection professionnelle de la gestion

Le 22 juin 2006, le Conseil a approuvé l'expansion du programme d'inspection professionnelle du Barreau pour inclure la composante Inspection professionnelle de la gestion. Mettant ainsi l'accent sur le souci du Barreau pour l'assurance de la qualité dans l'intérêt public, le nouveau programme sera proactif et préventif, conçu pour appuyer le désir des membres du Barreau d'être efficaces et compétents. Les titulaires de permis ayant un à huit ans d'expérience en date de l'assermentation et qui exercent le droit dans un cabinet privé peuvent participer. Cette nouvelle composante est entrée en vigueur le 1er janvier 2007. Pour obtenir plus de détails sur le nouveau programme de l'inspection professionnelle de la gestion, veuillez consulter notre Foire aux questions ou lire le rapport du Comité du perfectionnement professionnel et des admissions du Conseil.

Les deux types d'inspection sont des mesures correctives et non disciplinaires. Elles sont consultatives puisqu'elles engagent les titulaires de permis, le vérificateur et le personnel d'inspection professionnelle tout le long du processus.

Bien que le programme d'inspection professionnelle soit administré et coordonné par le personnel du Barreau, l'évaluation et le compte rendu en tant que tels sont effectués par une équipe d'avocats et d'avocates chevronnés (vérificateurs externes) ou par un conseiller ou une conseillère du Barreau (à l'interne), qui se rendra à la pratique en question pour effectuer l'inspection.

Le processus

Le vérificateur et l'avocat commencent leur discussion en remplissant la liste de contrôle administratif de base pour les avocats, un outil d'analyse de la pratique qui permet d'identifier les lacunes dans la pratique. Pour les visites ciblées, on met l'attention sur les causes sous-jacentes des plaintes, des réclamations et d'autres indicateurs de mauvaises habitudes professionnelles. L'inspecteur fera également une analyse des dossiers de clients et peut discuter avec d'autres employés du cabinet.

L'inspecteur prépare ensuite un rapport contenant une analyse et une évaluation de la pratique, y compris des recommandations pour des recours appropriés. Le membre reçoit une copie du rapport aux fins de commentaires.

Au cours de l'inspection, les problèmes que rencontrent les inspecteurs le plus fréquemment sont : la gestion du temps, des dossiers ou des finances; la qualité des services aux clients; les communications; la technologie et les questions d'ordre personnel ou professionnel.

Domaine d'inspection possible :

1. Gestion du temps

  • système de rappel
  • enregistrement/décompte des heures
  • liste de tâches - en cours/à venir
  • système de contrôle de calendrier
  • aptitude à écouter/interviewer

2. Gestion de dossiers/Services aux clients

  • nombre de dossiers ouverts
  • processus d'ouverture/clôture de dossier
  • système efficace de classement/d'organisation de dossiers (manuel et électronique)
  • archivage de dossiers - procédure/échéance
  • épuration de dossiers
  • gestion de conflits
  • manuel administratif - procédures et systèmes
  • admission des clients, action, clôture de dossiers
  • engagements
  • connaissance et habileté (principes, procédures et droit de fond)
  • règlement extrajudiciaire des différends (RED)
  • confidentialité -Où sont gardés vos dossiers
  • aptitude à écrire et à rédiger
  • éviter les clients « fantômes »
  • lettres d'engagement
  • lettres de non-engagement
  • prestation indépendante de conseils juridiques
  • gérer les attentes du client
  • répondre aux plaintes de clients
  • améliorer les habiletés à écrire

3. Gestion financière

  • honoraires et facturation
  • registres et tenue de livres
  • facturation - frais et dépens
  • mesures de contrôle des comptes créditeurs et débiteurs
  • comptes en fiducie

4. Communications

  • gérer les attentes
  • suivre les directives des clients
  • répondre aux appels téléphoniques des clients
  • tenir le client raisonnablement informé
  • répondre au client en temps utiles
  • informer le client du développement d'une affaire
  • répondre au téléphone
  • répondre au courrier et aux courriels

5. Technologie et équipement

  • commerce-é
  • ordinateurs
  • modèles de documents
  • Bibliothèque et ressources de recherche
  • téléphone/messagerie
  • diffusion de documents (e-reg, courriel, télécopieur, scanneur, web)

6. Gestion professionnelle

  • stagiaires
  • étudiants d'été
  • associés
  • professionnels salariés
  • personnel de soutien
  • formation et soutien
  • formation juridique permanente
  • contrats de société

7. Gestion personnelle

  • santé et condition physique
  • programmes d'aide aux avocats
  • famille
  • autres domaines d'intérêt
  • faire face au stress
  • reconnaître les chimiodépendances
  • reconnaître la dépression