Inspection des activités professionnelles des avocats

Le processus d'inspection professionnelle est régi par la loi en application des modifications apportées à la Loi sur le Barreau en 1999, en vertu des articles 41 à 49 ainsi que du Règlement administratif no 11 sur la compétence professionnelle et la Règle 2 du Code de déontologie. Le programme d'inspection professionnelle prévoit une inspection professionnelle ciblée et une inspection de la gestion professionnelle. La procédure pour les deux types d'inspection est la même. La seule différence repose sur la méthode de sélection. Les inspections servent à trouver des solutions en consultation, en ce qu’elles engagent le membre, l’examinateur et le personnel à toutes les étapes.

Inspections professionnelles ciblées

En mars 2004, le Conseil a approuvé des indices permettant d'identifier les participants aux inspections professionnelles (voir l'article 5 du Règlement administratif 11). Ils comportent le nombre et le type de plaintes ainsi que les renseignements recueillis au cours des enquêtes ou des audits. Un guide à l'intention des titulaires de permis qui fournit des détails supplémentaires sur les indices peut être consulté. Les avocats et avocates qui ont des difficultés au niveau de leurs connaissances, habiletés, jugements, registres, systèmes, procédures administratives et de l'attention qu'ils ou qu'elles accordent aux intérêts de leurs clients, peuvent être renvoyés au processus d'inspection professionnelle par le biais de n'importe quel département de réglementation du Barreau et également par la compagnie d'assurance responsabilité civile professionnelle des avocats.

Inspections professionnelles de la gestion

Le 22 juin 2006, le Conseil a approuvé l'expansion du programme d'inspection professionnelle du Barreau pour inclure la composante Inspection professionnelle de la gestion. Cette nouvelle composante est entrée en vigueur le 1er janvier 2007. Mettant ainsi l'accent sur le souci du Barreau pour l'assurance de la qualité dans l'intérêt public, le nouveau programme sera proactif et préventif, conçu pour appuyer le désir des membres du Barreau d'être efficaces et compétents. Les titulaires de permis ayant un à huit ans d'expérience en date de l'assermentation et qui exercent le droit dans un cabinet privé peuvent participer.

En novembre 2008, le Conseil a approuvé un processus de sélection fondé sur le risque qui assure que les pratiques sélectionnées reflètent le pourcentage des cabinets présentés dans les affaires de conduite du Barreau et les réclamations pour négligence de LawPRO, déterminées annuellement et divisées par cabinet juridique.

Inspections pour le retour à la pratique

Le 24 avril 2008, le Conseil a approuvé une exigence relative au retour à la pratique privée pour remplacer le Programme de recyclage en pratique privée. Le Barreau exige que les avocats qui reviennent à la pratique privée comme praticiens autonomes, ou dans un cabinet de moins de cinq avocats, après une absence de 48 mois au cours des cinq dernières années, passent par une inspection de gestion de pratique dans les 12 mois après avoir établi leur pratique.

Le processus

Bien que le programme d'inspection professionnelle soit administré et coordonné par le personnel du Barreau, l'évaluation et le compte rendu en tant que tels sont effectués par une équipe d'avocats et d'avocates chevronnés (vérificateurs externes) ou par un conseiller ou une conseillère du Barreau (à l'interne), qui se rendra à la pratique en question pour effectuer l'inspection.

Le vérificateur et l'avocat commencent leur discussion en remplissant la liste de contrôle administratif de base pour les avocats, un outil d'analyse de la pratique qui permet d'identifier les lacunes dans la pratique. Pour les visites ciblées, on met l'attention sur les causes sous-jacentes des plaintes, des réclamations et d'autres indicateurs de mauvaises habitudes professionnelles. L'inspecteur fera également une analyse des dossiers de clients et peut discuter avec d'autres employés du cabinet.

Pendant l'inspection, l'avocat recevra  des conseils pratiques et de la rétroaction. Les domaines à risque seront identifiés et des stratégies de solutions seront discutées. Pour aider l'avocat à régler rapidement les problèmes dans les domaines à risque, l'inspection identifiera les mesures requises pendant l'inspection. L'avocat sera référé aux ressources appropriées.

Si l'inspection vise un avocat salarié, et que les lacunes sont notées dans le système de gestion de la pratique administré par la gestion du cabinet, ces dossiers seront discutés directement avec l'associé responsable.

Domaines d'inspection possibles :

  1. Gestion du temps
      • système de rappel
      • enregistrement/décompte des heures
      • liste de tâches - en cours/à venir
      • système de contrôle de calendrier
      • aptitude à écouter/interviewer
     
  2. Gestion de dossiers/Services aux clients
      • nombre de dossiers ouverts
      • processus d'ouverture/clôture de dossier
      • système efficace de classement/d'organisation de dossiers (manuel et électronique)
      • archivage de dossiers - procédure/échéance
      • épuration de dossiers
      • gestion de conflits
      • manuel administratif - procédures et systèmes
      • admission des clients, action, clôture de dossiers
      • engagements
      • connaissance et habileté (principes, procédures et droit de fond)
      • règlement extrajudiciaire des différends (RED)
      • confidentialité -où sont gardés vos dossiers
      • aptitude à écrire et à rédiger
      • éviter les clients « fantômes »
      • lettres d'engagement
      • lettres de non-engagement
      • prestation indépendante de conseils juridiques
      • gérer les attentes du client
      • répondre aux plaintes de clients
      • améliorer les habiletés à écrire 
     
  3. Gestion financière
      • honoraires et facturation
      • registres et tenue de livres
      • facturation - frais et dépens
      • mesures de contrôle des comptes créditeurs et débiteurs
      • comptes en fiducie
     
  4. Communications
      • gérer les attentes
      • suivre les directives des clients
      • répondre aux appels téléphoniques des clients
      • tenir le client raisonnablement informé
      • répondre au client en temps utiles
      • informer le client du développement d'une affaire
      • répondre au téléphone
      • répondre au courrier et aux courriels
     
  5. Technologie et équipement
      • commerce-é
      • ordinateurs
      • modèles de documents
      • Bibliothèque et ressources de recherche
      • téléphone/messagerie
      • diffusion de documents (e-reg, courriel, télécopieur, scanneur, web)

  6. Gestion professionnelle
      • stagiaires
      • étudiants d'été
      • associés
      • professionnels salariés
      • personnel de soutien
      • formation et soutien
      • formation juridique permanente
      • contrats de société
     
  7. Gestion personnelle
      • santé et condition physique
      • programmes d'aide aux membres (PAM)
      • famille
      • autres domaines d'intérêt
      • faire face au stress
      • reconnaitre les chimiodépendances
      • reconnaitre la dépression 
     

Opinion sur la compétence 

Après sa visite, l’examinateur prépare un rapport contenant une analyse et une évaluation de la pratique, avec des recommandations de solutions appropriées. Selon le nombre d’inspections chaque année et la longueur des rapports, une copie du rapport est normalement remise à l’avocat environ deux mois après la visite de l’examinateur. Le rapport peut comprendre des recommandations d’améliorations aux systèmes de pratique actuelles, ou peut comprendre des recommandations obligatoires où une mesure est requise pour assurer que l’avocat répond aux normes de compétence.

Si le rapport est final, une opinion sur la compétence sera rendue. L’avocat devra fournir une réponse au Service d’inspection professionnelle pour confirmer qu’ils ont lu le rapport, pour faire des commentaires sur celui-ci et donner des détails sur la mise en œuvre de toutes les recommandations obligatoires.

Si le rapport est un rapport initial, une autre visite sera prévue après six mois. L’avocat devra fournir une réponse détaillée au Service d’inspection professionnelle et la prochaine visite permettra de faire une évaluation de la mise en œuvre des recommandations obligatoires contenues dans le rapport initial et l’achèvement de l’inspection de la gestion de la pratique.

S’il n’y a pas de recommandations, ou si le Service d’inspection professionnelle est convaincu que l’avocat a mis en œuvre les recommandations obligatoires, le dossier sera clos.

Si à la première visite ou après la seconde, l’avocat fait défaut de satisfaire aux normes de compétence requises en vertu de l’article 41 de la Loi sur le Barreau, alors, le Service d’inspection professionnelle peut demander à l’avocat de se soumettre à une proposition d’ordonnance ou peut être obligé de renvoyer le dossier à la réglementation professionnelle.

Pour de plus amples détails sur le programme d’inspection de la gestion de la pratique, lisez la Foire aux questions ou lisez le Rapport du Comité sur le perfectionnement professionnel et les admissions (en anglais) au Conseil du 22 juin 2006.

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