Vérification ponctuelle

Les vérifications ponctuelles soutiennent et favorisent une bonne tenue de registres au sein des cabinets en répondant à des questions et en donnant des conseils sur les hypothèques privées, les comptes en fiducie et les exigences de tenue de registres généraux, et sur le Règlement administratif no 9 et donne du soutien sur place et assure le respect des exigences du BHC en menant des audits.

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Vérification ponctuelle et vous : fixer les normes... satisfaire aux attentes

Le programme de vérification ponctuelle

Conçu comme une mesure proactive de conformité et comme un outil de repérage des problèmes, le service de vérification ponctuelle évalue l’intégrité des déclarations financières des cabinets (Règlement administratif no 8), évalue le respect continu des exigences de tenue de registres financiers (Règlements administratif no 9) et du Code de déontologie, et identifie les manquements graves de nature financière. L’un de leurs premiers objectifs, qui découle du passage à une démarche plus correctrice, est d’offrir des indications sur place visant à aider votre cabinet à corriger les lacunes mineures de ses méthodes de tenue des registres avant qu’elles ne soulèvent des questions graves de non-conformité ou de manquement.

En plus de permettre l’examen des registres financiers du cabinet, les vérifications ponctuelles sont le moyen d’examiner en profondeur les dossiers des clients lorsque le cabinet agit pour des prêteurs privés ou qu’un de ses membres est l’exécuteur unique de la succession d’un client ou d’une cliente. Les recherches ont établi que les placements hypothécaires privés et les registres des fiduciaires uniques de succession constituent les domaines de pratique qui produisent le plus grand nombre de réclamations d’indemnisation.

Loi habilitante
L’article 49.2 de la Loi sur le Barreau autorise la vérification ponctuelle.

Confidentialité et privilège
En plus d’examiner vos registres financiers, les vérificateurs exigeront la production de dossiers de clients y compris les hypothèques et les dossiers successoraux. Dans le cadre de la vérification, le vérificateur peut photographier des documents des registres financiers ou des dossiers de clients (tel qu’autorisé par l’article 49.9 de la Loi sur le Barreau).

Le Barreau garantit la confidentialité des renseignements obtenus durant la vérification (article 49.12) et sauf pour l’admissibilité de ces documents dans des poursuites en vertu de la Loi sur le Barreau, le secret professionnel est gardé (article 49.8).

Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques à une vérification en vertu de la Loi sur le Barreau

Cette loi s’applique aux renseignements personnels qu’un organisme recueille, utilise ou divulgue dans le cours de ses activités commerciales (dispositions 4 (1)). Le Barreau mène des vérifications des registres financiers de ses membres en vertu de l’article 49.2 de la Loi sur le Barreau. Une vérification par le Barreau n’est pas une activité commerciale, mais une activité de règlementation. Le recueil et l’utilisation de renseignements personnels par le Barreau dans le cadre d’une vérification ne sont pas assujettis aux exigences ni aux restrictions imposées par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

Cette loi peut s’appliquer à certains renseignements personnels que les membres recueillent dans le cours de leur pratique, et pour lesquels ils ont obtenu le consentement avant de les avoir recueillis, utilisés ou divulgués. Cependant, en vertu de la clause (i) du paragraphe 7 (3) de la loi, un organisme peut divulguer des renseignements personnels sans que la personne visée n’y consente ou n’en soit avisée si la loi l’exige. Les membres dont les registres financiers font l’objet d’une vérification du Barreau doivent par la loi fournir au Barreau des renseignements personnels. En vertu du paragraphe 49.2 (2) de la Loi sur le Barreau, ces membres doivent produire des documents en leur possession ou leur contrôle et fournir des renseignements pour comprendre et expliquer les registres. Les exigences du paragraphe 49.2 (2) suffisent à assujettir les membres à la clause (i) du paragraphe 7 (3) de la Loi, permettant de divulguer les renseignements personnels au Barreau sans avis ni consentement.

Sélection
La plupart des cabinets vérifiés « ponctuellement » sont choisis au hasard. Toutefois, le Barreau procèdera cependant à une vérification dans un certain nombre d’autres cas, notamment les suivants :

    1. Omission de produire la Déclaration annuelle des avocats ;
    2. Formation de nouveaux cabinets pour assurer que des pratiques appropriées sont établies et maintenues en matière de tenue de registre ;
    3. Découverte de lacunes lors d’une vérification ponctuelle antérieure, ce qui laisse penser qu’il est prudent de procéder à une vérification de suivi pour confirmer le respect continu des exigences ;
    4. Présence dans la déclaration annuelle des avocats de renseignements qui semblent indiquer le non-respect des exigences du Barreau en matière de tenue des registres financiers ou du Code de déontologie ;
    5. Renvoi de membres/cabinets par un autre service du Barreau.

À quoi s’attendre si l’on est choisi

En général, les vérificateurs employés par le Barreau procèderont à des audits, mais certains audits sont confiés à des cabinets locaux d’experts-comptables.

Les rendez-vous
Si votre cabinet est choisi, un vérificateur ou une vérificatrice vous téléphonera pour fixer une date et une heure mutuellement convenables dans les quinze jours qui suivent, auxquelles il pourra examiner vos registres. Le vérificateur vous enverra par télécopieur une liste de livres et de registres et vous indiquera quels dossiers lui présenter lors de sa visite. Les rendez-vous convenus d’avance offrent plusieurs avantages. Non seulement sont-ils moins dérangeants que des visites impromptues, mais ils vous permettent également de rectifier les lacunes mineures de vos méthodes de tenue des registres avant la visite du vérificateur ou de la vérificatrice. Ce délai de deux à trois semaines vise à respecter votre emploi du temps, mais le Barreau doit également trouver un juste milieu entre vos besoins et préférences et sa mission qui consiste à protéger le public. Ainsi, si vous tentez de faire reporter le premier rendez-vous ou que vous l’annulez, vous serez tenus de faire parvenir au vérificateur ou à la vérificatrice un exemplaire de votre plus récent état de rapprochement des fonds que vous détenez en fiducie. L’omission de ce faire vous expose à une visite impromptue immédiate ou à un renvoi à la Direction de la règlementation professionnelle.

La lettre de présentation/Identification du Barreau

Si la vérification est menée par un membre d’un cabinet d’experts-comptables retenu par le Barreau, le vérificateur ou la vérificatrice vous remettra une lettre de présentation rédigée par le Barreau. Cette lettre datera parfois de plusieurs mois avant la visite du vérificateur ou de la vérificatrice parce que le Barreau la lui a remise en même temps que les dossiers qu’il lui confie.

Les employés du Barreau qui mènent les vérifications ponctuelles produiront une identification du Barreau confirmant qu’ils et elles sont des employés du Barreau lorsqu’ils se présenteront.

Rapport de vérification aux membres
 Par souci de contrôle de la qualité, nous avons mis au point un logiciel de vérification ponctuelle normalisé, que le vérificateur ou la vérificatrice peut utiliser sur place dans vos bureaux. À la fin de la vérification, ce dernier vous remettra un rapport de vérification. Il vous rencontrera, vous ou le personnel de votre service de la comptabilité, pour discuter des aspects où vos méthodes de tenue des registres ne satisfont pas aux exigences du Barreau. Il vous demandera alors de parafer chaque aspect qui soulève des inquiétudes pour confirmer qu’il a discuté avec vous des lacunes et des mesures correctrices nécessaires.

Le vérificateur ou la vérificatrice pourra exiger que vous fournissiez des renseignements supplémentaires directement au Barreau pour confirmer la rectification des lacunes constatées.

Examen des rapports
Après avoir examiné le rapport des vérificateurs, le programme de vérification ponctuelle, un superviseur de la vérification ponctuelle prendra l’une des mesures suivantes :

    1. Il fermera votre dossier, s’il n’y a pas de lacune ou si les lacunes constatées sont mineures et ont été traitées dans le rapport de vérification ;
    2. Il vous enverra une lettre de suivi exigeant que vous produisiez des documents ou la preuve que les lacunes constatées dans le rapport de vérification — telles que celles concernant les états de rapprochement des fonds en fiducie ou les libérations d’hypothèques — ont été rectifiées à la satisfaction du Barreau.
    3. Il procèdera à une autre vérification si les lacunes sont suffisamment graves pour justifier un autre examen ayant pour but de vérifier leur rectification ;
    4. Il exigera que vous souscriviez un engagement précisant les obligations et les délais que vous devrez respecter pour rectifier les lacunes constatées pendant la vérification et éviter des procédures plus poussées ;
    5. Il vous renverra au programme d’inspection professionnelle du Barreau pour vous aider à réparer les lacunes dans votre pratique ;
    6. Il vous fera subir une enquête officielle si la vérification révèle des manquements professionnels (c.-à-d. des infractions graves au Code de déontologie ou aux règlements administratifs.)

Recouvrement des couts
Dans certaines situations, sur requête du Barreau, une ordonnance peut être rendue exigeant que le membre paie tout ou en partie les frais de la vérification conformément au Règlement administratif no 11 pris en application de la Loi sur le Barreau. Ce qui suit énumère les situations qui peuvent justifier une demande de recouvrement des couts :

    1. La vérification était requise en raison de votre manquement à soumettre votre déclaration annuelle de membre ;
    2. Le vérificateur ou la vérificatrice ne pouvait pas avoir accès à votre bureau à la date prévue ;
    3. Vous n’avez pas fourni au vérificateur ou à la vérificatrice les registres financiers et autres documents dans la période décidée entre vous et le Barreau ;
    4. Votre manquement à produire des registres financiers courants a augmenté considérablement le temps passé à la vérification ;
    5. Les registres financiers que vous avez produits ne sont pas conformes aux exigences du Règlement administratif no 9 et ont augmenté le temps passé à la vérification.

Vous pouvez consulter les articles 38 à 42 du Règlement administratif no 11 en entier pour mieux comprendre le processus de demande associé au paiement des couts d’une vérification ponctuelle ou d’un nouvel audit.

L’amélioration continue
Vous avez un rôle important à jouer – nous vous prions de nous aider à améliorer le processus de vérification en évaluant la vérification ponctuelle et le comportement du vérificateur ou de la vérificatrice ; pour ce faire, veuillez remplir le sondage sur la vérification que le vérificateur ou la vérificatrice vous remettra à la fin de la vérification et le faire parvenir directement au Barreau par télécopieur ou par courriel.



Contactez-nous 

Vérification ponctuelle

Téléphone : 416 947-3315 ou 1 800 668-7380 p. 3315

Téléc. : 416 947-3485

Courriel : spot@lsuc.on.ca

Poste : Vérification ponctuelle, Barreau du Haut-Canada, 130, rue Queen Ouest, Toronto (Ontario)  M5H 2N6