Lignes directrices sur la gestion professionnelle

L’objectif des Lignes directrices n’est pas de remplacer le jugement professionnel d’une avocate ou d’un avocat ou d’élaborer une méthode universelle de l’exercice du droit. Sous réserve des dispositions des Lignes directrices qui portent sur les exigences juridiques, règlementaires ou relatives au Code de déontologie, la décision d’un juriste de ne pas se conformer aux Lignes directrices ne constitue pas en soi une indication qu’elle ou il a manqué à son devoir d’offrir un service de qualité. Inversement, la conformité aux Lignes directrices ne garantit en rien la prestation d’un service de qualité par une avocate ou un avocat. La prestation d’un service de qualité dépend des circonstances uniques de chaque cas.

Table des matières

6.1 Introduction 
6.2 Formation professionnelle continue 
6.3 Éducation et formation de personnel non-juriste
6.4 Adhésion à des organisations professionnelles
6.5 Accès aux outils de recherche 
6.6 Gestion du cabinet et maintien du professionnalisme dans un environnement en évolution 
6.7  Rencontres des membres du cabinet 
6.8 Offre de services juridiques, marketing et publicité de la nature de la pratique 
6.9 Cotisations, registres, assurance et compte en fiducie
6.10 Ententes de partenariat 
6.11 Relations avec les stagiaires, les employés et autres 

 6.1 Introduction

Le rythme des changements et la complexité du paysage juridique s’accroissant, il est crucial que l’avocate ou l’avocat puisse se mettre à jour sur les normes professionnelles complexes et s’y adapter. La Ligne directrice sur la gestion professionnelle met en relief le vaste champ  d’activités, de projets et de politiques que les avocates et avocats devraient examiner afin de garantir le professionnalisme sous tous ses angles. Ainsi, les avocates et avocats doivent se conformer aux exigences règlementaires qui régissent la formation professionnelle continue, les divers aménagements de cabinets et leur relation avec les stagiaires, le personnel et les tiers. Les avocates et avocats pourraient examiner la possibilité de mettre en place divers projets de perfectionnement professionnel, tant individuel qu’à l’échelle du cabinet. La Ligne directrice sur la gestion professionnelle trouve son application dans la planification ou l’examen des projets actuels de gestion du professionnalisme.

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 6.2 Formation professionnelle continue

La formation professionnelle continue (FPC) vise le maintien et l’amélioration des connaissances professionnelles, compétences, attitudes et professionnalisme de l’avocat pendant toute sa carrière. Il s’agit d’un outil positif qui profite aux avocats et d’un élément essentiel de leur engagement envers le public d’exercer le droit avec compétence et éthique.

6.2.1 Formation professionnelle continue obligatoire

Durant chaque année civile, les avocats qui exercent le droit doivent faire au moins 12 heures de FPC par l’intermédiaire d’activités éducatives admissibles constituées d’un minimum de 3 heures sur des concepts et des principes de professionnalisme et jusqu’à 9 heures de droit de fond par année. Les heures de droit de fond peuvent porter sur des sujets de fond ou de procédure ou sur des compétences connexes. Des sujets non juridiques peuvent aussi être admissibles pour des heures de droit de fond s’ils sont pertinents à la pratique de l’avocate.

Depuis le 1er janvier 2018, les avocats et les parajuristes assujettis à l’exigence de FPC doivent faire un total de 3 heures de professionnalisme portant sur la promotion de l’égalité, la diversité et l’inclusion dans les professions juridiques entre le 1er janvier 2018 et le 31 décembre 2020. Chaque année suivante, les avocats et les parajuristes doivent faire 1 heure de professionnalisme sur les principes d’égalité, de diversité et d’inclusion. Ces heures comptent pour les 3 heures de professionnalisme requises chaque année.

Les avocats et les parajuristes devraient aller à la page Web sur l’exigence de Formation professionnelle continue pour déterminer s’ils doivent satisfaire à cette exigence.

Les activités éducatives admissibles comprennent ce qui suit :

  • Participer en personne, en ligne ou par téléphone, à des programmes et des cours de FPC qui fournissent une occasion d’interagir avec des collègues ou des moniteurs
  • Visionner ou écouter des programmes ou des cours enregistrés ou archivés de FPC avec au moins un collègue
  • Visionner ou écouter une FPC ou des cours archivés ou enregistrés sans collègue ou participer à un cours de FPC non périodique en ligne qui demande de répondre au cours du processus d’apprentissage, tel que répondre à des questions avant de pouvoir passer à la section suivante ou au module suivant (maximum de 6 heures par année)
  • Participer participation en tant que personne inscrite à un programme collégial, universitaire ou d’autres établissements éducatifs désignés
  • Enseigner (maximum de 6 heures par année)
  • Agir comme juge ou formateur dans un tribunal-école
  • Agir comme maitre de stage, mentor ou mentoré, offrir de l’encadrement ou des conseils, participer à un programme d’encadrement, ou superviser un stage du Programme de pratique du droit (PPD) ou un stagiaire parajuriste (maximum de 6 heures par année)
  • Écrire et réviser des livres et des articles portant sur le droit (maximum de 6 heures par année)
  • Participer à des séances de groupes d’étude qui comptent au moins deux collègues
  • Assister à des réunions d’associations de barreaux et d’associations juridiques

Les avocates et avocats doivent déclarer leurs heures de FPC dans le portail du Barreau de l’Ontario au plus tard le 31 décembre de chaque année civile. Les avocats et les parajuristes sont tenus de conserver une confirmation écrite de leur inscription aux programmes de FPC comme preuve de participation. Les documents, comme les ordres du jour, les articles, les listes de participants et les notes de discussion, devraient être conservés jusqu’à la fin de l’année suivant l’année durant laquelle le programme ou l’activité a été suivi.

Les avocates et avocats devraient revoir le Règlement administratif no 6.1 et le site Web du Barreau pour plus de détails sur l’exigence de FPC.

6.2.2 Autre formation professionnelle continue

Tous les avocats, même ceux et celles qui ne sont pas obligés de suivre de FPC doivent examiner la possibilité de suivre des cours de perfectionnement professionnel ou diverses activités de formation pour maintenir leur niveau de professionnalisme.

Selon les circonstances uniques ou les champs principaux d’activités dans lesquels se trouve l’avocate ou l’avocat, elle ou il pourrait examiner la possibilité de suivre des cours de perfectionnement professionnel ou de formation pour améliorer :

  • ses connaissances des procédures et des principes juridiques généraux ;
  • ses connaissances des règles juridiques de fond et des règles de procédure des champs d’activités juridiques actuels ou envisagés ;
  • ses habiletés et techniques en matière d’entrevue des clients et des témoins ;
  • ses habiletés et sa méthodologie en matière de recherche juridique, y compris les recherches de documents papier, sur ordinateur ou sur Internet ;
  • ses capacités de résolution de problèmes et d’analyse ;
  • ses compétences à appliquer les règles juridiques aux faits en question ;
  • ses compétences de rédaction dans le but d’améliorer la justesse et la précision des termes employés ;
  • ses compétences de négociation ;
  • ses connaissances et compétences en matière de règlement extrajudiciaire de différends ;
  • sa capacité à enquêter sur les faits ;
  • sa capacité à défendre les intérêts de ses clients ;
  • ses aptitudes à servir sa clientèle et à communiquer avec elle ;
  • sa capacité à gérer un cabinet et ses procédures internes, y compris :
    • la gestion du temps ;
    • la gestion des dossiers ;
    • la gestion financière ;
  • ses aptitudes à gérer soi-même sa santé psychologique, émotive et physique ;
  • sa capacité à gérer le stress ;
  • ses connaissances des technologies en usage dans son cabinet ;
  • ses connaissances des exigences propres à la responsabilité professionnelle mentionnées dans le Code de déontologie.

L’avocate ou l’avocat pourrait examiner la possibilité de suivre divers cours de perfectionnement professionnel ou de participer à des activités de formation, selon ses besoins précis. Les activités liées au travail d’un avocat ou d’une avocate et qui visent à améliorer ses compétences peuvent prendre la forme d’un apprentissage autodidacte (p. ex., lire ou effectuer des recherches précises) et la FPC.

Les avocats et avocates devraient effectuer le suivi du nombre d’heures vouées à leur perfectionnement professionnel ou à leur formation, qu’elle soit autodidacte ou dans le cadre d’activités de la FPC.

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6.3 Éducation et formation du personnel non-juriste

L’avocate ou l’avocat pourrait examiner la possibilité de mettre en place des programmes de formation à l’intention du personnel de soutien, notamment les administrateurs et administratrices, les adjointes et adjoints administratifs et les techniciens et techniciennes juridiques. Ainsi armés de nouvelles compétences, ils et elles pourront étayer les efforts de l’avocate ou de l’avocat à répondre aux exigences, normes, techniques et procédures changeantes du domaine juridique. Les avocates et les avocats peuvent offrir des cours de formation au personnel de soutien de leur cabinet pour rehausser leurs connaissances :

  • des exigences procédurales du champ d’activités juridiques du cabinet, de l’avocate ou de l’avocat ;
  • relatives à l’utilisation de la technologie ;
  • des aptitudes propres au service à la clientèle et aux communications ;
  • sur la gestion du temps ;
  • sur la gestion financière et
  • des procédures internes.

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 6.4 Adhésion à des organisations professionnelles

L’avocate ou l’avocat pourrait examiner la possibilité de joindre diverses organisations professionnelles qui offrent de la formation et des programmes de formation juridique ou de participer à une vaste gamme de projets qui pourraient l’aider dans le cadre du perfectionnement professionnel et lui permettre d’établir des contacts avec les membres de l’association juridique régionale.

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6.5 AcHaut de pagecès aux outils de recherche

Si l’avocate ou l’avocat possède une bibliothèque à l’interne, elle ou il devrait veiller à la maintenir à jour.

En l’absence d’une bibliothèque, elle ou il devrait voir comment obtenir accès à l’information juridique à jour ou à des outils de recherche en ligne disponibles par l’intermédiaire de divers prestataires de services juridiques.

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6.6 Gestion du cabinet et maintien du professionnalisme dans un environnement en évolution

Selon le profil du cabinet ou les circonstances uniques de chacun, l’avocat ou l’avocate pourrait évaluer s’il ou elle possède les qualités de leadership et de planification requises pour s’adapter aux environnements juridiques et économiques en constante évolution.

6.6.1 Leadership

Selon le profil du cabinet ou les circonstances uniques de chacun, l’avocate ou l’avocat pourrait examiner la possibilité de mettre en œuvre des activités en vue :

  • d’établir un climat de confiance entre les membres du cabinet ;
  • d’édifier un sentiment de fierté ;
  • de démontrer des qualités de leadership ;
  • de mener des rencontres axées sur les résultats ;
  • de surmonter les obstacles communs au règlement de différends ;
  • de déléguer l’autorité et les responsabilités ;
  • de préciser les rôles ;
  • de mettre en place des réseaux de soutien par le biais d’équipes internes.

6.6.2 Planification

Pour permettre aux avocats et aux avocates de bien gérer et planifier l’évolution de leur milieu de travail, ils ou elles pourraient approfondir leurs connaissances et faire usage :

  • des principes courants de planification liés au domaine juridique ;
  • de la planification stratégique pour tracer les grandes lignes de l’avenir du cabinet ;
  • de plans d’affaires pour stimuler la rentabilité du cabinet ;
  • de la planification budgétaire des points de vue fiscaux et stratégiques ;
  • de la planification de projet visant à gérer les projets touchant le cabinet dans son ensemble et l’exercice du droit.

6.6.3 Encadrement et mentorat

Lorsqu’une avocate ou un avocat est chargé du rendement d’autres membres du cabinet, il ou elle pourrait examiner la possibilité de mettre en œuvre des stratégies visant à améliorer ses responsabilités et projets en matière d’encadrement et de mentorat. Par « stratégies d’encadrement » on entend :

  • montrer la voie d’excellence à suivre ;
  • reconnaitre le succès d’autrui ;
  • offrir des mots d’encouragement ;
  • faire usage d’éloges à bon escient ;
  • émettre des commentaires constructifs.

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 6.7 Rencontres des membres du cabinet

L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité de tenir des rencontres régulières avec ses collègues et le personnel du cabinet afin de :

  • les tenir au courant des nouvelles affectant le cabinet ;
  • prendre le pouls du niveau de santé émotive et de satisfaction des membres du cabinet ;
  • réfléchir sur les besoins en perfectionnement ou en avancement professionnel des membres du cabinet ;
  • susciter la camaraderie entre collègues.

Selon les circonstances, l’avocate ou l’avocat pourrait désirer examiner la possibilité d’organiser régulièrement des :

  • rencontres entre associés et associées ;
  • rencontres à l’intention du personnel en général ;
  • des retraites ;
  • rencontres sociales de tous les membres du cabinet.

Les juristes exerçant seuls le droit et les cabinets de petite taille pourraient examiner la possibilité d’organiser des rencontres régulières avec d’autres collègues de cabinets de taille similaire, de façon formelle ou informelle, afin :

  • d’informer les membres des dernières nouvelles de la communauté juridique ;
  • de prendre le pouls de la santé émotive des collègues d’autres cabinets ;
  • d’explorer le besoin en projets de perfectionnement professionnel à l’intention des membres des cabinets de petite taille ;
  • de susciter la camaraderie entre les avocats et avocates de la communauté juridique régionale.

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 6.8 Offre de services juridiques, marketing et publicité de la nature de la pratique

L’avocate ou l’avocat devrait veiller à ce que les activités de son cabinet se conforment au chapitre 4 du Code de déontologie.

Elle ou il devrait plus précisément veiller à ce que :

  • les services juridiques soient accessibles au public d’une manière convenable et efficace qui inspire le respect et la confiance et par des moyens compatibles avec l’intégrité, l’indépendance et l’efficacité requises des membres de la profession, conformément à l’article 4.1 ;
  • le marketing des services juridiques offerts soit conforme aux articles 4.1, 4.2 et 4.3.

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 6.9 Cotisations, registres, assurance et compte en fiducie

L’avocate ou l’avocat devrait veiller à répondre à l’ensemble des exigences légales et règlementaires. Il lui incombe plus précisément de :

  • se conformer aux exigences actuelles de versement des cotisations, de tenue de registres et de reddition de comptes, y compris le versement des cotisations au Barreau conformément au Règlement administratif no 5 ;
  • déclarer ses heures de FPC et conserver des registres conformément au Règlement administratif no 6.1 ;
  • effectuer le dépôt des formulaires, y compris son rapport annuel, conformément au Règlement administratif no 8 ;
  • conserver les registres conformément à la Partie V du Règlement administratif no 9 ;
  • conserver un compte en fiducie si elle ou il reçoit des fonds ou des biens détenus au nom de sa cliente ou de son client, conformément à la Partie IV du Règlement administratif no 9 ;
  • conserver les biens de ses clients conformément à l’article 3.5 du  Code de déontologie :
  • veiller à souscrire une assurance-responsabilité professionnelle conformément au Règlement administratif no 6.

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 6.10 Ententes de partenariat

En sus des exigences législatives et règlementaires qui s’appliquent à tous les avocats et à toutes les avocates à titre personnel, l’avocate ou l’avocat devrait veiller également à se conformer aux exigences législatives et règlementaires régissant son type de cabinet.

L’avocate ou l’avocat peut inclure dans les ententes de partenariat de son cabinet, les conventions des actionnaires ou les contrats de travail, des dispositions visant à garantir le maintien du professionnalisme, de la courtoisie et de la bonne foi conformément à la Règle 7.2-1 du Code de déontologie, particulièrement en ce qui concerne les affaires des clients dans les cas suivants :

  • les ententes de partenariat sont modifiées ;
  • le cabinet ferme ses portes ;
  • il y a inconduite professionnelle d’un membre du cabinet ;
  • un membre quitte le cabinet.

Les quelques paramètres qui suivent trouveront leur application dans le cadre de diverses ententes de partenariat :

6.10.1 Avocats exerçant seuls dans des bureaux partagés ou en association

Les avocats qui exercent seuls le droit dans divers cabinets ou qui sont partie à des ententes de partage des couts :

  • doivent conserver des comptes en fiducie distincts ;
  • doivent préserver la confidentialité du client ou de la cliente à l’intérieur des bureaux faisant l’objet du partage à moins que le client y renonce ;
  • doivent préciser et gérer les conflits d’intérêts présents ou éventuels découlant des ententes reliées aux bureaux ou aux frais communs.

6.10.2 Avocats exerçant seuls et retenant les services d’associés

Les juristes qui exercent seuls le droit et qui retiennent les services d’associés ou d’associées pourraient examiner la possibilité de rédiger un  contrat de travail avec ceux-ci ou celles-ci.

6.10.3 Sociétés en nom collectif ou à responsabilité limitée

L’avocate ou l’avocat qui exerce le droit en collaboration avec d’autres avocats ou avocates pourrait examiner la possibilité de consigner par écrit les dispositions du partenariat dans le cadre d’une entente de société en nom collectif.

S’il s’agit d’une société à responsabilité limitée, les avocates et avocats se conforment aux exigences législatives et règlementaires applicables, plus précisément à la Partie I du Règlement administratif no 7.

6.10.4 Sociétés professionnelles

L’avocate ou l’avocat qui exerce le droit au sein d’une association professionnelle veille à respecter les dispositions législatives et règlementaires applicables, plus précisément celles de la Partie II du Règlement administratif no 7. L’avocate ou l’avocat pourrait examiner la possibilité de rédiger une convention écrite d’actionnaires.

6.10.5 Cabinets ou partenariats multidisciplinaires

Relativement à l’exercice du droit ou de la prestation de services juridiques ou dans le cadre d’un partenariat ou d’une association, un titulaire de permis du Barreau peut offrir à sa clientèle les services d’un non-titulaire de permis qui exerce une profession ou un métier qui sert les intérêts de l’exercice du droit ou de la prestation de services juridiques [art. 17 du Règlement administratif no 7].

Dans l’éventualité où le cabinet d’un avocat ou d’une avocate est multidisciplinaire, elle ou il veille à ce que :

  • conformément à la Règle 3.4-16.1 du Code de déontologie, les associés et les professionnels salariés non juristes se conforment à l’article 3.4 sur les conflits d’intérêts relativement aux cabinets juridiques et à tout autre partenariat d’affaires ou professionnel conclu par eux à l’extérieur du cabinet ;
  • ils se conforment à la Partie III du Règlement administratif no 7sur les cabinets multidisciplinaires.

6.10.6 Affiliations

Une entité affiliée est une personne ou un groupe de personnes autre qu’une personne ou un groupe autorisé à exercer le droit en Ontario ou ailleurs [article 1.1 du Code de déontologie].

Une affiliation consiste en la collaboration fréquente entre un avocat, une avocate ou un groupe d’avocats et une entité affiliée dans la prestation ou la promotion et la prestation de services juridiques de l’un et des services non juridiques de l’autre.

Dans l’éventualité où l’avocate ou l’avocat participerait à une affiliation telle que définie au Code de déontologie, elle ou il se conforme :

  • à la Règle 3.4-11.1 du Code de déontologie ;
  • à la Partie IV du Règlement administratif no 7 sur les affiliations.

6.10.7 Cabinets interprovinciaux

L’avocate ou l’avocat qui exerce le droit au sein de cabinets interprovinciaux veille à se conformer à la Partie VII du Règlement administratif no 4.

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 6.11 Relations avec les stagiaires, les employés et autres

6.11.1 Stagiaires et étudiants occupant un emploi d’été

Si un avocat ou une avocate retient les services d’un étudiant ou d’une étudiante désirant occuper un emploi d’été ou d’un stagiaire, il ou elle :

  • se conforme au chapitre 6 sur les rapports avec les étudiants, employés et autres personnes, y compris :
    • assumer la responsabilité professionnelle entière des affaires qui lui sont confiées et superviser directement le personnel et le personnel adjoint à qui les tâches particulières sont déléguées [Partie I du Règlement administratif no 7.1 et de la Règle 6.1-1] ;
    • observer les procédures du Barreau relatives au recrutement de stagiaires et à l’embauche d’étudiants ou d’étudiantes désirant occuper un emploi d’été [Règle 6.2-1] ;
    • offrir au stagiaire une formation et une exposition juridiques valables et la chance de participer activement à la vie du cabinet afin d’acquérir une connaissance et une expérience pratiques du droit, ainsi qu’une bonne compréhension des usages et de la déontologie propres à la profession, dans le cadre de ses tâches de maitre de stage [Règle 6.2-2].

6.11.2 Supervision du personnel et du personnel adjoint

Conformément au Code de déontologie et à la partie I du Règlement administratif no 7.1 :

  • l’avocate ou l’avocat assume la responsabilité professionnelle entière des affaires qui lui sont confiées et supervise directement le personnel de soutien et le personnel adjoint [Règle 6.1-1] ;
  • l’avocate ou l’avocat interdit à une personne non juriste d’effectuer les fonctions énumérées aux règles 6.1-5, 6.1-6, 6.1-6.1 et 6.1-6.2 et à l’article 4 du Règlement administratif no 7.1 ;
  • l’avocate ou l’avocat ne laisse une personne non juriste assumer que les fonctions énumérées à l’article 5 du Règlement administratif no 7.1 après lui avoir fourni des instructions et une autorisation exprès à cet effet ;
  • aucune lettre de recouvrement portant la signature de l’avocat ou de l’avocate ne doit être envoyée à moins qu’elle porte l’entête de l’avocat ou de l’avocate, qu’elle soit préparée sous sa surveillance et qu’elle soit expédiée du cabinet [Règlement administratif no 7.1, partie I, art. 7] ;
  • l’avocate ou l’avocat évite de déléguer à une entité affiliée ou à son personnel des fonctions reliées à la prestation de services juridiques sans avoir obtenu le consentement éclairé du client ou de la cliente. [Règlement administratif no 7.1, partie I, art. 3 (2)] 

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