Guide de tenue de livres pour avocats

 

Table des matières 

Préambule
Introduction : Pourquoi tenir des livres et registres
Types de systèmes comptables
Comptes bancaires relatifs à un cabinet juridique
Honoraires provisionnels généraux
Réception de montant en espèces
 1.  Compte général
 2.  Comptes en fiducie
       a) Compte mixte en fiducie
       b) Compte en fiducie séparé portant intérêt
       c) Compte pour les successions et les procurations
       d) Compte en fiducie e-reg©
Établissements financiers pour les comptes en fiducie des avocats
Conservation des registres financiers
Les décaissements de fonds en fiducie 
Chèques et traites bancaires 
Retraits du compte en fiducie par Internet 
Retraits du compte en fiducie par Internet pour les opérations immobilières

Identification des clients et vérification
Paiements par cartes de crédit et de débit
Guichets automatiques
Conclusion
Exemples de livres et registres
   1. Livre-journal de reçus de fiducie
   2. Livre-journal de décaissements de fiducie
   3. Grand livre de fiducie des clients
   4. Livre-journal de virements de fonds en fiducie
   5. Livre-journal de reçus généraux
   6. Livre-journal de décaissements généraux
   7. Grand livre général de clients
   8. Livre des honoraires
   9. Rapprochement des comptes bancaires en fiducie, liste de fiducie des clients et comparaison des comptes en fiducie
  10. a) Doubles de bordereaux de dépôt de fiducie détaillés
        b) Doubles de bordereaux de dépôt au compte général détaillés
   11. Livre de duplicata de reçu de montant en espèces
   12. a) Identification du client et vérification (client qui est une personne physique) – art. 23, Règlement administratif no 7.1
         b) Identification du client et vérification (client qui est un organisme) – art. 23, Règlement administratif no 7.1
   13. Registre des biens de valeur

Annexes

Règlement administratif no 9
          Formulaire 9A - Exemple de formulaire 9A rempli
          Formulaire 9B - Exemple de formulaire 9B rempli
          Formulaire 9C - Exemple de formulaire 9C rempli 
          Formulaire 9D - Exemple de formulaire 9D rempli 
          Formulaire 9E - Exemple de formulaire 9E rempli
Exemple de lettre d’instructions à la Fondation du droit de l’Ontario  
  Rapport sur l'ouverture ou la fermeture d'un compte en fiducie
Paiements des droits d’enregistrement et des droits de cession immobilière
Guide d’auto-évaluation des contrôles internes
Utilisation des cartes de crédit dans un cabinet juridique
Hypothèques privées – Tenue de registres
Successions – Tenue de registres financiers

 

Préambule

Nous avons rédigé le présent Guide afin d’aider les avocates et les avocats du Barreau du Haut-Canada et leur personnel à résoudre les questions de comptabilité qui se posent le plus souvent dans un cabinet juridique et pour leur permettre de mieux comprendre le Règlement administratif no du Barreau. Bien qu’il ait été rédigé tout particulièrement pour les avocats exerçant seuls et les petits cabinets, les recommandations qu’il contient peuvent être utiles aux cabinets de toute taille. Le Guide fournit des conseils généraux; il ne couvre pas toutes les situations possibles qui sont susceptibles de survenir dans un cabinet juridique et il ne constitue pas une opinion juridique. Si vous avez des questions à propos des règlements administratifs, vous pouvez téléphoner au Centre de ressources du Barreau au 416 947-3315, ou au numéro sans frais en Ontario 1 800 668-7380, poste 3315. Vous pouvez également consulter le site Web du Barreau à www.lsuc.on.ca. Si vous vous posez des questions précises sur la tenue de livres, la comptabilité ou la fiscalité, nous vous suggérons d'obtenir l'avis d'un comptable ou d'un avocat qui exerce dans ces domaines.
      

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Introduction : Pourquoi tenir des livres et registres

Il y a plusieurs raisons à la tenue de livres et de registres :      

Le Barreau énonce dans le Règlement administratif no 9 les exigences minimales pour les livres et registres qu’un cabinet juridique doit tenir. Ces exigences visent la protection du public et se concentrent donc sur les registres de fiducie.          
            
Le droit général des fiducies exige des fiduciaires, y compris les avocats détenant des fonds de clients, qu’ils soient en mesure de rendre compte aux bénéficiaires en tout temps. À cette fin, vous devez avoir consigné l’argent que vous avez reçu de chaque client, les sommes que vous avez déboursées pour chaque client et le solde non dépensé pour chaque client. Vous devez en outre conserver vos relevés bancaires en tant que registres indépendants (document source) de vos opérations relatives aux fonds en fiducie.  
 
Cependant, la plus importante raison de conserver des livres et registres est que cela est dans votre intérêt. En conservant des dossiers complets, exacts et à jour, vous aurez des renseignements financiers courants disponibles, ce qui vous permettra de prendre des décisions financières saines concernant votre cabinet. Des registres comptables adéquats vous aident également à vous acquitter de vos obligations prévues par la loi en déposant à temps les relevés à l’Agence du revenu du Canada pour l’impôt sur le revenu et la TVH, à la compagnie d’assurance responsabilité civile professionnelle des avocats pour les surprimes de transaction ainsi qu’au Barreau pour votre déclaration annuelle.
 

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Types de systèmes comptables

Il existe plusieurs types de systèmes comptables : la comptabilité manuelle à double entrée, la comptabilité par décalque, les tableurs électroniques, les logiciels de comptabilité générale et les logiciels de comptabilité pour les cabinets juridiques. Vous devriez examiner ce qui conviendra le mieux à votre cabinet pour choisir un système comptable – le nombre d’opérations que vous avez, si vous tenez ou non vos propres registres ou embauchez quelqu’un pour le faire, ce que vos moyens financiers vous permettent d’envisager et votre niveau de compréhension de la tenue de livres et des programmes informatiques. Veuillez prendre note que le Barreau ne peut pas prendre cette décision pour vous. Vous devez déterminer ce qui convient le mieux à vos besoins.

Type de système  

Avantages  

Inconvénients  

 

comptabilité
manuelle à double
entrée

 

 

  • simple
  • peu coûteux
 
  • demande beaucoup de temps si
    les opérations sont nombreuses
  • ne reporte pas automatiquement
    les entrées dans les grands livres
    auxiliaires
  • les erreurs de calcul sont plus
    courantes
 

 

comptabilité par
décalque

 

  • simple
  • peu coûteux
  • reporte les entrées dans les grands livres auxiliaires  
 
  • demande beaucoup de temps si
    les opérations sont nombreuses
  • les erreurs de calcul sont plus
    courantes
 

 

tableur
électronique

 

  • peu coûteux
  • calculs automatiques
 
  • demande beaucoup de temps si
    les opérations sont nombreuses
  • demande de la formation
  • les erreurs causées par des
    formules incorrectes sont
    difficiles à trouver
 

 

logiciel de
comptabilité
générale

 

  • calculs automatiques
  • reporte les entrées dans les
    grands livres auxiliaires
  • produit des rapports
    financiers
 
  • les rapports ne sont pas conçus
    pour traiter les comptes en
    fiducie
  • demande de la formation
 

 

logiciel de
comptabilité
juridique

 

  • conçu pour traiter les
    comptes en fiducie
  • calculs automatiques
  • reporte les entrées dans les 
    grands livres auxiliaires
  • produit des rapports
    financiers
 
  • coûteux
  • demande de la formation
 

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Comptes bancaires relatifs à un cabinet juridique 

Vous pouvez avoir autant de comptes bancaires qu’il est nécessaire pour les besoins de votre cabinet, mais n’oubliez pas que chaque compte bancaire augmente vos obligations en matière de tenue de registres.  
 
La plupart des cabinets juridiques ont au moins un compte général et un compte mixte en fiducie. Il est important de comprendre quelles sommes vont dans votre compte en fiducie et lesquelles vont dans votre compte général.  
 

Chaque fois que vous recevez de l’argent :

  • pour le compte d’un client
  • pour des débours futurs
  • pour des services juridiques futurs ou non facturés
  • en paiement excédentaire pour vos services facturés
vous devez le verser immédiatement dans un compte en fiducie. Lorsque vous recevez des fonds en fiducie, vous devriez les déposer au plus tard à la fin du jour ouvrable suivant. En cas de paiement excédentaire pour vos services facturés, vous devez transférer le montant qui vous appartient dans votre compte général dès que possible. Selon les instructions du client, vous pourriez soit détenir le paiement excédentaire en fiducie pour les honoraires et débours à venir du client, soit remettre le montant au client.  
 
Vous ne devez pas verser dans votre compte en fiducie les sommes que vous recevez et dont la totalité constitue :      
  • un paiement pour des services juridiques achevés pour lesquels vous avez envoyé
    une facture au client
  • un remboursement de dépenses appropriées que vous avez faites pour le compte d’un
    client
  • votre argent ou l’argent de votre cabinet
  • des honoraires provisionnels généraux

Cet argent serait normalement déposé dans votre compte général.

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Un mot à propos des honoraires provisionnels généraux

Avant de décider qu’un paiement constitue des honoraires provisionnels généraux, vous devriez savoir que le Barreau a établi les critères suivants à l’égard des honoraires provisionnels généraux :  
 
  1.  il vous incombe de démontrer que les honoraires provisionnels sont des honoraires provisionnels généraux véritables;
  2. une entente écrite conclue entre votre client et vous qui décrit le paiement en tant qu’honoraires provisionnels généraux ne sera pas acceptée comme concluante et les circonstances entourant le paiement seront examinées minutieusement;
  3. il sera conclu qu’il s’agit d’honoraires provisionnels particuliers qui doivent être déposés dans votre compte en fiducie lorsque votre client ne comprend pas la nature de l’entente relative aux honoraires provisionnels généraux et voulait que le paiement s’applique à des services juridiques particuliers qui devaient être fournis, et lorsque le montant total versé par le client, y compris les honoraires provisionnels généraux, est comparable à vos honoraires habituels pour les services fournis.

Les honoraires provisionnels généraux sont extrêmement rares puisque les clients s’attendront vraisemblablement à ce que tout paiement fait à leur avocat soit destiné au paiement de ses honoraires juridiques.

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Réception de montant en espèces

Lorsque vous recevez un montant en espèces, que ce soit en fiducie ou dans votre compte général, vous devez préparer un reçu en duplicata du montant en espèces qui identifie les éléments suivants :  

  • la date de réception
  • la personne de qui les espèces ont été reçues
  • le montant reçu en espèces
  • le client pour lequel les espèces ont été reçues et tout numéro de dossier relié

et qui comporte :

  • votre signature ou celle d’un signataire autorisé par vous à accepter un montant en espèces
  • la signature de la personne de qui les espèces ont été reçues.

Un exemple de duplicata de reçu de montant en espèces se trouve dans la section Exemples de livres et registres du présent guide, au document no 11.

Veuillez prendre note que vous ne pouvez pas accepter d’une personne un montant en espèces équivalant à 7 500 $ CA ou plus à l’égard de tout dossier d’un client, sauf en conformité avec l’article 6 du Règlement administratif no 9.   

Compte général

Le compte général est le compte d’exploitation de votre cabinet. Il est utilisé pour :

  • déposer les paiements reçus de clients auxquels vous avez remis des factures pour des services juridiques accomplis
  • payer les dépenses de votre cabinet : le loyer, les fournitures de bureau, les salaires du personnel, les frais bancaires, etc.
  • payer les débours pour le compte de vos clients
  • vous payer.

Les fonds n’appartenant pas aux clients ne devraient pas être déposés dans ce compte.

Il faut éviter d’utiliser un compte personnel comme compte général de votre cabinet. Les comptes que vous utilisez pour votre profession doivent être produits lors d’une vérification. Les comptes personnels peuvent ne pas avoir les relevés bancaires, les chèques retournés et les doubles des bordereaux de dépôt que vous êtes tenus de garder. À des fins pratiques, il est habituellement préférable d’avoir votre compte bancaire général au même établissement financier que votre compte en fiducie.  

Comptes en fiducie

Le compte en fiducie sert pour les fonds de vos clients, ce qui fait que si vous ne recevez pas de fonds en fiducie dans l’exercice de votre profession, vous n’avez pas à ouvrir un compte en fiducie. Les comptes en fiducie ne doivent être utilisés que pour la prestation des services juridiques : Code de déontologie, règle 3.2-7.3.

Vous utilisez les comptes en fiducie, aux fins de prestation de services juridiques, pour :

  • déposer les fonds que vous recevez de vos clients en vue de les verser à une autre partie
  • déposer des fonds que vous recevez d’autres parties pour le compte de vos clients
  • déposer les fonds que vous recevez de clients en vue de services juridiques et de débours futurs
  • retirer des fonds conformément aux instructions de vos clients
  • rembourser votre cabinet pour les dépenses appropriées que vous avez faites pour le compte de vos clients
  • transférer des fonds dans votre compte général pour vos honoraires après que vous avez envoyé une facture à votre client pour des services juridiques rendus.

Il faut éviter d’avoir des fonds en fiducie qui languissent dans des comptes en fiducie. Vous devriez examiner vos comptes du grand livre de fiducie des clients tous les mois. Tout montant qui peut être facturé et transféré dans votre compte général, ou remboursé au client, devrait l’être sans délai. Si le rapprochement des comptes en fiducie révèle que des chèques demeurent non encaissés depuis plus de quelques mois, il faut faire un suivi auprès des bénéficiaires pour vérifier s’ils ont reçu les chèques. Une fois qu’un chèque est périmé (c.-à-d. qu’il n’a pas été encaissé dans les six mois de la date du chèque), vous devez faire opposition au chèque, réinscrire le montant du chèque dans le grand livre de fiducie des clients au crédit du client visé et émettre de nouveau le chèque, s’il y a lieu. Si vous ne pouvez pas localiser le client, bien que vous ayez fait des efforts raisonnables au cours d’une période de deux ans, vous pouvez demander de verser les sommes dans les fonds en fiducie non réclamés du Barreau. Des renseignements sur ce fonds et le formulaire de demande se trouvent sur le site Web du Barreau.

Conformément au paragraphe 4(1)5 du règlement administratif n° 8, lorsque vous ouvrez ou que vous fermez un compte en fiducie, vous devez immédiatement communiquer par écrit au Barreau tout numéro du compte où vous avez versé des fonds de clients en fiducie ainsi que les coordonnées de la succursale où ce compte est ouvert. Vous trouverez un exemple de rapport dans les annexes.

Il existe différents types de comptes en fiducie :

a) Compte mixte en fiducie

Le type le plus courant de compte en fiducie dans un cabinet juridique est appelé un compte en fiducie « mixte » ou « commun ». Il s’agit de tout compte dans lequel des fonds sont détenus pour plus d’un client. Lors de l’ouverture d’un compte mixte en fiducie, vous devez donner à votre établissement financier une directive écrite prévoyant le versement de tout intérêt gagné sur le compte directement à la Fondation du droit de l’Ontario.

Il faut veiller à ce que l’entente que vous signez lors de l’ouverture d’un compte mixte en fiducie précise que l’établissement doit déduire tous frais d’administration reliés au compte en fiducie de votre compte général et ne permette pas à l’établissement financier de retirer, unilatéralement, des fonds de votre compte en fiducie. Toutefois, si vous déposez un chèque dans votre compte en fiducie et qu’il est retourné pour insuffisance de fonds (chèque sans provision), votre établissement financier déduira ce montant de votre compte parce qu’il n’a jamais reçu les fonds. Assurez-vous de ne pas retirer des fonds de votre compte en fiducie pour le compte d’un client tant que les chèques de ce client n’ont pas été compensés, c.-à-d. que votre établissement financier a reçu les fonds de l’établissement financier de votre client. Vous devriez vérifier avec votre établissement financier pour savoir combien de jours sont nécessaires pour compenser un chèque.

Chaque fois que vous recevez des fonds en fiducie, vous devez immédiatement les déposer dans un compte en fiducie qui est sous votre nom ou celui du cabinet dont vous êtes un associé ou un employé. Vous devriez déposer les fonds en fiducie que vous recevez avant la fin du prochain jour ouvrable. Si vous êtes un avocat exerçant seul qui partage des locaux avec d’autres avocats, vous devez avoir votre propre compte en fiducie séparé et vos livres et registres séparés pour vos opérations en fiducie. Votre compte en fiducie devrait être clairement identifié comme étant « en fiducie » sur vos relevés bancaires et vos chèques.

Au 30 mai de chaque année, vous devriez contacter votre succursale bancaire afin de mettre à jour les renseignements relatifs aux bénéficiaires de tout compte mixte en fiducie au 30 avril de cette année aux fins de la Société d’assurance-dépôts du Canada (SADC) : les dépôts admissibles sont assurés jusqu’à un maximum de 100 000 $ par bénéficiaire (c.-à-d. par client) du compte en fiducie. Veuillez communiquer avec votre succursale bancaire ou avec la SADC pour plus de détails ou consulter le site Web de la SADC pour des renseignements concernant expressément les comptes en fiducie des avocats et le Règlement administratif concernant les renseignements sur les comptes en copropriété et en fiducie : www.sadc.ca/PourLesMembres/DivulgationFiducie/Pages/default.aspx

b) Compte en fiducie séparé portant intérêt 

Ce type de compte en fiducie détient les fonds en fiducie d’un seul client. Les comptes séparés portant intérêt courant sont les comptes sur livret, les CPG et les dépôts à terme. Les intérêts générés par ces comptes appartiennent au client et ils devraient être consignés dans vos registres relatifs aux fonds reçus en fiducie puisqu’ils sont gagnés pour chaque client. De même, tous frais d’administration sont facturés aux clients et consignés en tant que débours pour ces clients. Vous devriez vous assurer que le compte est établi sous votre nom ou celui de votre cabinet en fiducie pour [nom du client].  

Chaque fois que vous allez détenir des sommes importantes pour un client pour une longue période, vous devriez lui demander s’il désire recevoir les intérêts sur les fonds ou non. Vous devez obtenir les instructions du client par écrit, en prenant soin que le client ne se tourne pas vers vous pour des conseils financiers ou en matière d’investissement.      

Si le client vous donne la directive de mettre son argent dans un compte séparé portant intérêt, examinez si les fonds seront nécessaires sur un court avis puisque certains placements ont un taux d’intérêt réduit ou pas d’intérêt en cas de rachat anticipé. De plus, décidez comment l’intérêt sera traité et notez le NAS du client ou son numéro d’entreprise pour l’imputation du revenu en intérêts aux fins de l’impôt sur le revenu.  

Prenez garde lorsque des fonds font l’objet d’un différend; par exemple, le produit de la vente du foyer conjugal après une séparation ou un divorce. Certains avocats se retrouvent à détenir ces fonds pendant des années alors que les parties négocient. Lorsqu’on vous demande de détenir des fonds dans un compte portant intérêt, envisagez d’obtenir des instructions écrites de toutes les parties afin de vous permettre de facturer des frais mensuels pour l’administration des fonds si les parties ne se sont pas entendues sur la manière de disposer des fonds dans un délai raisonnable, par exemple, entre trois et six mois.  

c) Compte pour les successions et les procurations

Si vous exercez une procuration, ou avez le pouvoir de signature unique relatif à l’actif de la succession en tant qu’unique fiduciaire testamentaire ou que procureur ayant le contrôle de l’actif de la succession, vous devez conserver des registres comptables adéquats des comptes en fiducie. Vous devriez envisager de placer les fonds de la succession dans un compte de banque séparé au nom de la succession, si vous êtes le fiduciaire testamentaire, ou au nom de votre cabinet en fiducie pour la succession, si vous êtes le procureur contrôlant les fonds de la succession. Si vous êtes cofiduciaire testamentaire et ne tenez pas les livres et registres de la succession, vous devriez veiller à ce que les registres comptables de fiducie adéquats soient tenus, que vous receviez une copie de ces registres et que vous les examiniez au moins tous les mois pour en vérifier l’exactitude, puisque les comptes de la succession relèvent de la responsabilité du fiduciaire testamentaire. De même, si vous exercez une procuration sur le compte bancaire d’un client, vous devriez tenir des registres comptables de fiducie complets pour toutes les opérations dont vous êtes responsable et effectuer le rapprochement bancaire de ces comptes sur une base mensuelle. Voir les annexes pour plus de renseignements sur la tenue de registres financiers relatifs aux successions.  

d) Compte en fiducie e-reg©

Il s’agit de comptes en fiducie spéciaux que vous créez afin d’autoriser Teranet à retirer les droits d’enregistrement et les droits de cession immobilière pour les enregistrements électroniques dans le système d’enregistrement immobilier de l’Ontario.      
 
Ces comptes sont des comptes en fiducie mixtes et vous devez dire à votre établissement financier de verser l’intérêt de ces comptes à la Fondation du droit de l’Ontario.

Les comptes en fiducie e-reg© sont également assujettis à des règles très particulières :

  • les virements ou virements automatiques de votre compte en fiducie mixte régulier doivent être les montants exacts des droits de cession immobilière et des droits d’enregistrement
  • vous devez transférer les fonds déposés dans ce compte pour toute opération à nouveau dans votre compte en fiducie mixte si vous ne procédez pas à l’enregistrement des documents dans les cinq jours
  • vous devez remplir le Formulaire 9B distincte avant chaque retrait de Teranet de ce compte (pour un exemple du Formulaire 9B rempli, voir plus bas)
  • vous devez imprimer la confirmation du retrait de Teranet de ce compte, le comparer au Formulaire 9B correspondant pour en vérifier l’exactitude et enfin signer et dater la confirmation.

Voir les articles 15, 16 et 17 du Règlement administratif no 9 dans les annexes. 

Remarque : Vous n’êtes pas obligé d’utiliser un compte en fiducie pour votre compte e-reg©; vous pouvez utiliser votre compte général. Aucune des restrictions mentionnées aux articles 15, 16 et 17 du Règlement administratif no 9 ne s’applique à un compte général e-reg©, mais vous devez terminer l’enregistrement électronique avant de transférer les fonds du client de votre compte en fiducie mixte régulier à votre compte général e-reg© pour rembourser votre cabinet pour les droits d’enregistrement et les droits de cession immobilière. Il est souhaitable d’obtenir une protection des découverts adéquate pour ce compte.  
 
Pour une discussion détaillée de l’utilisation de comptes généraux comme comptes e-reg©, voir la section Paiement des droits d’enregistrement et des droits de cession immobilière – dans les annexes.
      

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Établissements financiers pour les comptes en fiducie des avocats

Vos comptes en fiducie doivent être ouverts dans l’un des établissements suivants :

  • une banque à charte
  • une caisse d’épargne provinciale
  • une caisse populaire ou une fédération régie par la Loi de 1994 sur les caisses populaires et les credit unions
  • une société de fiducie enregistrée.

 Au moment de l’ouverture d’un compte en fiducie, il faut s’assurer que l’établissement financier :

  • a une entente avec la Fondation du droit de l’Ontario pour le paiement de l’intérêt sur les comptes mixtes en fiducie
  • peut vous fournir des relevés bancaires mensuels et les chèques retournés, y compris les chèques certifiés, conformément aux exigences du Règlement administratif no(les images de chèques, montrant clairement le recto et le verso des chèques encaissés, sont acceptables).              

Un client pourrait vous demander de détenir des fonds en fiducie dans un compte qui ne se trouve pas à l’un des établissements susmentionnés. Par exemple, le client pourrait vous demander de détenir les fonds en fiducie en bons du Trésor ou dans un fonds de marché monétaire. Dans de telles situations, l’article 8 du Règlement administratif no 9 exige que vous obteniez des instructions écrites de votre client afin de verser les fonds dans un véhicule de placement en fiducie non garanti. Ces fonds doivent cependant être consignés dans vos registres de fiducie puisqu’ils demeurent les fonds de votre client et sont considérés comme des fonds en fiducie aux fins du Règlement administratif no 9.  

Les mêmes précautions qui s’appliquent aux comptes séparés portant intérêt s’appliquent également à ces types de placement. Ceux-ci ne sont en général pas garantis, donc vous voudrez vous assurer que votre client comprend la nature du placement et qu’il y aura des fonds suffisants disponibles lorsque le client en aura besoin avant d’accepter les instructions écrites de votre client.      

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Conservation des registres financiers

 Vos registres financiers doivent demeurer disponibles pendant les périodes énoncées à l’article 23 du Règlement administratif no 9. Ceci veut dire que vous devez conserver les registres décrits à l’article 18 du Règlement administratif no 9 pour les durées suivantes :

1. les six dernières années complétées plus l’année courante : 

  • l’état des virements entre les comptes du grand livre des clients
  • les livres-journaux de reçus généraux et de décaissements généraux
  • le livre des honoraires ou le dossier chronologique des factures des clients
  • les autorisations signées de retraits par Teranet (Formulaire 9B)
  • des copies papier signées des confirmations des retraits par Teranet
  • le livre de duplicata de reçu de montant en espèces

2. les dix dernières années plus l’année courante :

  • les livres-journaux de reçus et de décaissements de fiducie
  • le grand livre de fiducie des clients
  • les comparaisons mensuelles des comptes en fiducie pour tous les comptes en fiducie, appuyées par des rapprochements des comptes en fiducie et des listes de fiducie des clients
  • le registre des biens de valeur
  • les relevés bancaires, y compris les confirmations bancaires, notamment pour les DPG et les dépôts à terme; les carnets de banque; les chèques encaissés, y compris les chèques certifiés et toute image de chèques si votre établissement financier vous les fournit au lieu des chèques réels; les doubles des bordereaux de dépôt détaillés
  • les demandes de télévirement de fonds en fiducie signées (Formulaire 9A)
  • les confirmations imprimées et signées de télévirement de fonds en fiducie.

Le Règlement administratif no 9 vous oblige à conserver vos registres à jour en tout temps; de plus, vous assurer que vos registres soient exacts, lisibles, détaillés et à jour vous aidera à exploiter votre cabinet juridique de manière plus efficace. Laisser vos registres prendre du retard peut être très coûteux et demander beaucoup de temps et cela peut nuire à vos relations avec la clientèle. Voir la section Exemples de livres et registres dans le présent guide, pour des exemples de registres financiers exigés par l’article 18 du Règlement administratif no 9.  

Bien que l’article 21 du Règlement administratif no 9 vous permette de conserver vos registres financiers en format électronique, vous devez être en mesure de produire des copies papier de vos registres pour le Barreau pour les durées mentionnées ci-dessus. Nous vous suggérons d’imprimer vos livres-journaux et vos registres mensuellement afin d’éviter les problèmes trop courants causés par les pannes d’ordinateur, la corruption de données et les incompatibilités découlant des mises à niveau de logiciel. Si vous préparez des registres financiers à la main, ils doivent être permanents, c.-à-d. écrits à l’encre.  

Gardez à l’esprit que, peu importe que vous vous occupiez vous-même de votre tenue de livres, que vous affectiez un membre du personnel à cette tâche ou que vous reteniez les services d’un comptable, vous (et vos associés, le cas échéant) êtes responsables de vous assurer que votre cabinet tienne les registres exigés et suive les exigences relatives aux opérations touchant des fonds du Règlement administratif no 9. Vous devriez vous assurer que quiconque s’occupe de la tenue de vos registres comptables soit familier avec le Règlement administratif no 9 du Barreau. Il y a certains éléments à propos desquels votre personnel et vous-même devez être vigilants :

  • les comptes du grand livre des clients à découvert ou inactifs
  • les entrées non corrigées ou inexpliquées dans les rapprochements bancaires des comptes en fiducie
  • les fonds reçus en fiducie non déposés et les dépôts en transit au-delà de la fin du jour ouvrable suivant
  • l’examen de la comparaison des comptes en fiducie au plus tard le 25 du mois suivant.
Vous devriez vous assurer d’avoir le contrôle sur vos registres comptables en tout temps, qu’ils sont gardés en sécurité et restent confidentiels.

Consultez l’exemple de Guide d’auto-évaluation des contrôles internes, dans les annexes, pour ceux-ci et d’autres contrôles internes appropriés à votre bureau, notamment si votre cabinet effectue des opérations avec des fonds en fiducie de clients, afin de vous assurer que votre personnel et vous suivez les bonnes procédures relatives à la tenue de registres et aux opérations touchant des fonds.      

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Les décaissements de fonds en fiducie

Il est important d’avoir une piste de vérification, en consignant chaque étape et en préservant les documents originaux et à l’appui (pièces justificatives) pour toutes les opérations d’une entreprise, mais notamment si vous effectuez des opérations touchant des fonds de clients en fiducie. Un décaissement en fiducie doit toujours être fait par un avocat titulaire de permis du Barreau qui est autorisé à effectuer des opérations touchant des fonds en fiducie, et le faire par un document écrit, lequel fait ensuite partie des registres comptables. Les titulaires de permis qui sont des faillis non libérés ne sont pas autorisés à effectuer des opérations touchant des fonds en fiducie ou à avoir des comptes en fiducie à leur nom (article 2 du Règlement administratif no 9).      

L’article 9 du Règlement administratif no 9 vous permet de retirer des fonds en fiducie que vous détenez pour un client pour les raisons suivantes uniquement :  

  • pour effectuer un paiement légitime à un client ou au nom d’un client
  • pour rembourser votre cabinet pour des dépenses engagées légitimement au nom d’un client
  • pour payer les honoraires de votre cabinet pour des services juridiques accomplis pour lesquels vous avez envoyé une facture à votre client
  • pour faire le virement de fonds à un autre compte en fiducie pour un client
  • pour retirer des fonds qui, selon le Règlement administratif no 9, n’auraient pas dû être déposés dans le compte en fiducie.

Vous pouvez retirer des fonds en fiducie par chèque, traite bancaire et par télévirement par l’intermédiaire de votre banque. Vous pouvez utiliser des services bancaires en ligne pour retirer des fonds en fiducie uniquement si vous respectez les exigences de l’article 12 du Règlement administratif no 9. Si vous retirez des fonds en fiducie afin de payer vos honoraires ou débours, l’article 10 du Règlement administratif no 9 exige que vous le fassiez de l’une des méthodes suivantes : par un chèque payable à votre ordre ou à celui de votre cabinet, par un virement à un compte qui n’est pas un compte en fiducie à votre nom ou à celui de votre cabinet ou par télévirement. Le retrait de fonds en fiducie en espèces est risqué et ne devrait être fait que sur instructions écrites du client; prenez toutefois note que si vous recevez des espèces pour honoraires, débours, dépenses ou cautionnement, l’alinéa 6 e) du Règlement administratif no 9 exige que vous fassiez tout remboursement à partir de ces fonds également en espèces. Vous devriez toujours obtenir un reçu détaillé signé par le bénéficiaire du paiement dans tous les cas de retrait en espèces.  

Il ne faut pas retirer des fonds en fiducie d’un guichet automatique, puisque vous n’auriez pas une piste de vérification adéquate. Vérifiez toujours le grand livre de fiducie des clients afin de vous assurer que vous détenez des fonds suffisants en fiducie pour un client particulier avant de retirer des fonds pour ce client. Vous devriez confirmer avec votre établissement financier quelles sont ses périodes de retenue des fonds afin de vous assurer que les chèques de clients que vous avez déposés ont été compensés et ne seront pas retournés comme étant sans provision (pas de fonds suffisants).  

1. chèques et traites bancaires

 Vous devez savoir que les chèques laissent de meilleures pistes de vérification que les traites bancaires. Les chèques encaissés, y compris les chèques certifiés, constituent vos registres et vous devez prendre des arrangements avec votre établissement financier pour qu’il vous les retourne avec vos relevés de banque chaque mois. Certains établissements financiers fournissent des images de chèques qui sont envoyées électroniquement à votre cabinet. Les traites bancaires sont les registres des établissements financiers. Ceux-ci ne conservent en général pas leurs registres originaux pour la période de dix ans pendant laquelle vous êtes tenu de conserver vos registres bancaires. Les chèques retournés confirment que les fonds ont été compensés et portent les détails de l’endossement au verso. Votre copie d’une traite bancaire ne confirmera aucun de ces renseignements, et l’obtention d’une copie de la traite bancaire de votre établissement financier afin de prouver le paiement peut vous demander temps et argent.

Si vous avez quelque doute que ce soit à propos de la validité d’un chèque, d’un chèque certifié, d’un mandat, d’une traite bancaire ou d’autres fonds qui doivent être déposés dans votre compte mixte en fiducie, vous pourriez envisager de déposer les fonds dans un compte en fiducie séparé. Si l’effet s’avère frauduleux, votre compte mixte en fiducie ne sera pas touché. Faites attention de ne pas décaisser de fonds en fiducie avant que votre établissement financier puisse vous assurer que les fonds ont été compensés. Chaque établissement a son propre système de compensation selon la source des fonds. Pour les décaissements urgents, envisagez le système de transfert de paiements de grande valeur (STPGV) : voir la FAQ sur le site Web de l'Association canadienne des paiements et l'article sur le STPGV (en anglais LVTS) sur le site web de LAWPRO. Les avocats de droit immobilier peuvent envisager le service de clôture de Teranet à www.closure.ca.

Vous ne devez pas émettre de chèques ou de traites bancaires en fiducie payables au « porteur » (article 11 du Règlement administratif no 9) et vous devriez retirer des fonds en espèces du compte en fiducie seulement lorsque cela est nécessaire (par ex. remboursements d’honoraires, débours, dépenses ou cautionnement payés en espèces conformément à l’alinéa 6 e) du Règlement administratif no 9), ou selon les instructions écrites du client. Obtenez toujours un reçu détaillé pour vos dossiers de vérification.

2. Retraits du compte en fiducie par Internet

Si vous retirez des fonds par services bancaires en ligne, vous devez suivre la procédure énoncée à l’article 12 du Règlement administratif no 9 :

  • remplir le Formulaire 9A pour chaque opération relative à un client (voir les annexes pour un exemple du Formulaire 9A rempli)
  • (Ce formulaire doit être signé par une personne qui a reçu l’autorisation de signer relativement à votre compte en fiducie. Sauf dans des circonstances exceptionnelles, il doit s’agir d’un avocat ou d’un parajuriste titulaire de permis du Barreau qui a le droit de détenir des fonds en fiducie.)  

  • une personne, en utilisant un mot de passe, entre les données relatives au virement conformément à ce qu’indique le Formulaire 9A
  • une autre personne, ayant un mot de passe distinct, autorise le virement
  • (Un avocat ou un parajuriste exerçant seul, sans employés, peut entrer les données et autoriser l’opération.)  

  • imprimer la confirmation électronique de l’opération qui doit comprendre :
    1. votre numéro de compte en fiducie
    2. le nom, la succursale et l’adresse où se trouve le compte auquel les fonds ont été virés
    3. le nom du compte dans lequel les fonds ont été virés
    4. le numéro du compte dans lequel les fonds ont été virés
    5. l’heure et la date auxquelles les données relatives à l’opération et l’autorisation ont été reçues par votre établissement financier
    6. l’heure et la date à laquelle votre établissement financier vous envoie la confirmation de l’opération

    (Bien que cette confirmation doive être obtenue avant la fin du jour ouvrable suivant, en réalité il se peut qu’elle ne soit pas disponible, à moins d’être imprimée immédiatement.)  

  • au plus tard à la fin du deuxième jour ouvrable suivant l’opération :
    1. comparer le Formulaire 9A avec la confirmation imprimée et vérifier que les fonds ont été retirés conformément à ce qui figure sur le Formulaire 9A
    2. écrire le nom du client, l’objet du dossier du client et tout numéro de dossier sur la confirmation imprimée
    3. signer et dater la confirmation imprimée.
     

Tant le Formulaire 9A que la confirmation imprimée doivent être conservés en ordre de numéro de demande dans vos registres financiers. Vous pouvez également en conserver une copie dans le dossier du client.  

3. Retraits du compte en fiducie par Internet pour les opérations immobilières

L’article 13 du Règlement administratif no 9 prévoit une procédure particulière à l’égard des retraits électroniques de « fonds de clôture », expression qui s’entend « des fonds nécessaires pour compléter ou clore une opération immobilière ». Selon cette procédure, vous devez :  
 
  • remplir et signer le Formulaire 9C pour chaque opération relative à un client avant le virement (voir les annexes pour un exemple du Formulaire 9C rempli). (Ce formulaire doit être signé par une personne qui est autorisée à signer à l’égard de votre compte en fiducie.)  
     
  • utiliser un système de télévirement qui exige un mot de passe
  • utiliser un système de télévirement qui produit immédiatement une confirmation du virement
  • imprimer la confirmation qui doit contenir les renseignements suivants :
    1. le nom de votre compte
    2. le numéro de votre compte
    3. le nom du compte dans lequel les fonds de clôture sont virés
    4. le numéro du compte dans lequel les fonds de clôture sont virés
    5. la date du virement. 
     
Au plus tard à 17 h le lendemain du jour du virement, vous devez comparer la confirmation imprimée avec le Formulaire 9C et vous assurer que le virement a été accompli en conformité avec vos directives figurant sur le Formulaire 9C. Vous devez par la suite inscrire le nom du client, l’objet du dossier et le numéro du dossier sur la confirmation, puis signer et dater la confirmation. Le Formulaire 9C et les confirmations devraient être conservés en ordre de numéro de demande avec vos registres comptables. Il peut également être utile d’en conserver des copies dans le dossier du client. Comme indiqué plus tôt dans la section sur les chèques et les traites bancaires, vous devriez envisager le système de TPGV pour les virements urgents.      

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Identification des clients et vérification - Règlement administratif no 7.1, partie III

À compter du 31 décembre 2008, le paragraphe 22 (1) du Règlement administratif no 7.1 exige que vous obteniez des renseignements précis qui identifient vos clients pour toutes les nouvelles affaires de vos clients; de plus, si vous recevez, déboursez ou virez des fonds, ou si vous donnez des directives à cet effet, vous devez également vérifier l’identité du client. Veuillez examiner l’article 23 du Règlement administratif no 7.1 pour les exigences particulières en matière d’identification et de vérification, et les paragraphes 22 (2), (3) et (4) pour les exemptions relatives à certains titulaires de permis, à certains fonds et à certains clients. Vous devriez vous familiariser avec les définitions de l’article 20 et avec les durées pour lesquelles vous devez conserver les renseignements relatifs à l’identification des clients et aux vérifications qui se trouvent au paragraphe 23 (14) du Règlement administratif. Vous trouverez des exemples de formulaires d'identification remplis pour les particuliers et les organismes dans la section Exercice de livres et registres du présent guide; des renseignements et ressources supplémentaires sont également accessibles sur le site Web du Barreau. 

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Paiements par cartes de crédit et de débit

Si vous acceptez de vos clients des paiements par cartes de crédit ou de débit, vous devez prendre des arrangements avec votre établissement financier afin que les honoraires provisionnels pour vos honoraires et débours futurs soient versés directement dans votre compte en fiducie, et les paiements pour vos honoraires déjà facturés à vos clients, directement dans votre compte général. Vous aurez probablement besoin de deux comptes commerciaux pour faire ceci. Vous ne pouvez pas déposer les honoraires provisionnels et les paiements dans un seul compte, et transférer immédiatement après les fonds qui ne sont pas censés être dans ce compte dans votre autre compte. Si vous acceptez les deux types de paiement par cartes de débit, il vous faudra deux machines, une pour votre compte en fiducie et une pour votre compte général. Voir la section Utilisation des cartes de crédit dans un cabinet juridique, dans les annexes.

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Guichets automatiques

Si votre établissement financier offre un accès par guichet automatique à votre compte en fiducie, vous ne pouvez l’utiliser que pour les dépôts. Veillez à ce que votre carte bancaire soit codée pour ne permettre que les dépôts. Lisez attentivement la convention et assurez-vous de comprendre les risques associés à l’utilisation de ce mode de dépôt. Selon certaines conventions, le déposant est responsable des fonds jusqu’à ce qu’ils soient reçus par un représentant de la banque. Vous devriez toujours imprimer un reçu du dépôt par guichet automatique et inscrire sur celui-ci la source des fonds et la référence du client et conserver les reçus en ordre chronologique avec vos bordereaux de dépôt.      

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Conclusion

Nous espérons que les renseignements fournis dans le présent Guide vous aideront à la tenue des livres et registres de votre cabinet. N’oubliez pas que c’est votre responsabilité en tant que titulaire de permis du Barreau de vous assurer que votre cabinet respecte le Code de déontologie et les règlements administratifs du Barreau. Garder des registres financiers clairs, complets et à jour vous aide non seulement à vous assurer de respecter le Code et les règlements administratifs du Barreau, cela permet également à votre cabinet de fonctionner plus efficacement et de fournir un meilleur service à la clientèle. Si vous avez des questions ou des commentaires à propos du présent Guide, veuillez communiquer avec le Centre de ressources au 416 947-3315, sans frais en Ontario 1 800 668-7380, poste 3315, ou consultez le site Web du Barreau à www.lsuc.on.ca.      

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Exemples de livres et registres

Ci-dessous se trouvent des exemples de registres financiers mentionnés dans le Règlement administratif no 9, qui montrent comment vous pouvez manuellement consigner les types courants d’opérations fiduciaires qui surviennent dans un cabinet juridique.      

1.   Livre-journal de reçus de fiducie – par. 18 (1)

Pour chaque montant que vous recevez en fiducie pour un client, vous devez enregistrer :

  • la date de réception des fonds
  • la méthode de réception des fonds : p. ex., chèque, chèque certifié, mandat, traite bancaire, virement, TPGV, espèces, etc.
  • la personne de qui les fonds ont été reçus
  • le montant des fonds reçus
  • à quelle fin vous avez reçu les fonds (Règlement administratif modifié le 28 avril 2011)
  • le nom du client pour lequel les fonds ont été reçus.
Annie Avocate
Avocate
LIVRE-JOURNAL DE REÇUS DE FIDUCIE  

Date
2010  

 

Fonds reçus de   
(source des fonds)  

 

Client (objet des fonds)
 

Montant  

Méthode  

5 juil.

Pierre Dubois

 

Dubois obj. mandat de société (obj. honoraires)

 

565

Chèque

7 juil.

Suzanne Silver

 

Silver obj. mandat
d’adoption (obj.
honoraires)

 

750

Chèque

16 juil.

Pierre Dubois

 

Dubois obj. mandat
matrimonial (obj.
honoraires)

 

1 500

Chèque

30 juil.

Pierre Dubois

 

Dubois obj. mandat
matrimonial (obj.
honoraires)

 

250

Espèces

 

 

 

 

 

6 aout

Pierre Dubois

 

Dubois obj. mandat
matrimonial (obj.
honoraires)

 

250

Espèces

 

 

 

 

 

30 aout

Kim Kirby

 

Kirby obj. prêt à Taylor (obj. avance hypothécaire)

 

40 000

Chèque cert.

31 aout

Pierre Dubois

 

Dubois obj. mandat
matrimonial (obj.
honoraires)

 

250

Espèces

2.   Livre-journal de décaissements de fiducie – par. 18 (2)

Pour chaque paiement que vous faites sur le compte en fiducie, vous devez enregistrer :

  • la date à laquelle vous avez fait le paiement
  • la méthode que vous avez utilisée pour faire le paiement, par ex. chèque, chèque certifié, traite bancaire, télévirement de fonds en fiducie, etc.
  • le numéro du document que vous avez utilisé pour faire le paiement, par ex. le numéro du chèque, le numéro de la traite bancaire, le numéro de demande du télévirement de fonds en fiducie
  • la personne à qui vous avez fait le paiement
  • le montant du paiement
  • objectif du décaissement des fonds (Règlement administratif modifié le 28 avril 2011)
  • le nom du client au nom duquel vous avez fait le paiement.
Annie Avocate
Avocate
LIVRE-JOURNAL DE DÉCAISSEMENTS DE FIDUCIE
 

Date
2010  

 

Méthode /  
numéro  

 

 

Payé à :  
(Personne à qui les fonds sont versés)

 

Client et objet du paiement  

Montant  

14 juil.

Chèque 001

Annie Avocate

 

Dubois obj. société (obj. frais juridiques – fact. 002)  

 

     565

 

 

 

 

 

12 aout 

Chèque 002

Annie Avocate

 

Dubois obj. matrimonial(obj. frais juridiques – fact. 004)  

 

  1 130

12 aout 

Chèque 003

Annie Avocate

 

Silver obj. adoption (obj.
honoraires  fact. 005)

 

     678

31 aout

Chèque 004

Trésorier de Touteville

 

Taylor obj. hypothèque (obj. arriérés d'impôts immob.)  

 

  5 500

31 aout

Chèque 005

Hypothèques Metro Co.

 

Cayer obj. hypothèque (obj. paiement d'hyp. existante)  

 

33 742,83

31 aout

Chèque 006

Claude Cayer

 

Cayer obj. hypothèque (obj. solde de l'avance hyp. au prêteur)  

 

     233,87

 

 

 

 

 

7 sept.

Chèque 007

Annie Avocate

 

Cayer obj. hypothèque :
523,30 $ (obj. frais et débours – fact. 006)
Dubois obj. matrimonial : 1 120 $ (obj. honoraires – fact. 007)

 

  1 643,30

 

Remarque : Le livre-journal de reçus de fiducie et le livre-journal de décaissements de fiducie peuvent être combinés en un seul livre-journal, souvent appelé le « livre-journal de caisse de fiducie ».  

3.   Grand livre de fiducie des clients – par. 18 (3)

Chaque fois que vous enregistrez un reçu ou un paiement de fonds en fiducie dans le livre-journal de reçus ou de décaissements de fiducie, vous devez également enregistrer le reçu ou le paiement pour le client particulier dans le grand livre de fiducie des clients et calculer le solde non dépensé pour ce client. De la sorte, vous savez toujours exactement combien vous avez en fiducie pour chaque client.
 
Consignez chaque dépôt dans votre compte en fiducie au nom du client pour lequel vous l’avez reçu. Le compte mixte en fiducie vise les fonds de votre client. Ne mettez aucun de vos fonds, ni ceux de votre cabinet comme, par exemple, une couverture pour les frais bancaires, dans votre compte en fiducie. Il ne devrait pas y avoir de compte dans le grand livre de fiducie à votre nom, au nom de votre cabinet, ni aucun autre nom tel que « divers », « compte d’attente » ou « inconnu », qui n’est pas un nom de client. Les reçus, décaissements et soldes de chaque client sont énumérés séparément, de façon à ce que vous sachiez combien vous détenez en fiducie pour chaque client. Pour des raisons pratiques, la plupart des cabinets créent un compte séparé dans le grand livre de fiducie des clients pour chaque affaire séparée d’un même client, ce qui fait qu’il y aura une carte ou un compte séparé pour chaque affaire d’un client. Ensemble, ces comptes constituent le grand livre de fiducie des clients. Vous pouvez conserver des copies des comptes particuliers du grand livre de fiducie des clients pour chaque client dans les dossiers des clients, mais vous devez tenir le grand livre entier comme élément de vos registres comptables. 

 

Annie Avocate
Avocate
GRAND LIVRE DE FIDUCIE DES CLIENTS
 


Compte : KIRBY, Kim obj. prêt à Cayer

Date 2010  

Détails  

Reçus  

Décaissements  

Solde  

30 aout

Avance sur prêt hypoth.

     40 000

 

40 000

31 aout

Transfert à Cayer

 

     40 000

0  

 

 

 

 

                        


 
 
Compte : DUBOIS, Pierre obj. société

Date 2010

Détails  

Reçus  

Décaissements  

Solde  

5 juil.

 

Honoraires prov. obj.
société

 

       565

 

     565

14 juil.

 

Virement compte général
facture 002  

 

 

        565

0  

 

 

 

 

   

 

   

Compte : DUBOIS, Pierre obj. matrimonial

Date 2010

Détails  

Reçus  

Décaissements  

Solde  

16 juil.

 

Honoraires prov. obj.
matrimonial

 

1 500

 

1 500

30 juil.

 

Honoraires prov. obj.
matrimonial

 

250

 

1 750  

 

 

 

 

 

6 aout

 

Honoraires prov. obj.
matrimonial

 

250

 

2 000

11 aout

 

Virement compte général
facture 004

 

 

1 130

870

31 aout

 

Honoraires prov. obj.
matrimonial

 

250

 

1 120  

 

 

 

 

 

7 sept.

 

Virement compte général
facture 007

 

 

1 120

0  

 

 

 

 

   

 

   

Compte : SILVER, Suzanne obj. adoption

Date 2010  

Détails  

Reçus  

Décaissements  

Solde  

7 juil.

Honoraires prov.

750

 

750  

 

 

 

 

 

11 aout

 

Virement compte général
facture 005

 

 

678

72  

 

 

 

 

   

 

   

Compte : CAYER, Claude obj. hypothèque

Date
2010  

Détails  

Reçus  

Décaissements  

Solde  

31 aout

Virement de Kirby

40 000

 

40 000

31 aout

Payer arriérés

 

5 500

34 500  

31 aout

Remboursement hypothèque existante

 

33 742,83

757,17

31 aout

Solde du prêt hypothécaire

 

233,87

523,30  

 

 

 

 

 

7 sept.

Virement compte général facture 006

 

523,30

        0  

 

 

 

 

   

 

4.   Livre-journal de virements de fonds en fiducie – par. 18 (4)  

Chaque fois que des fonds sont transférés du compte du grand livre de fiducie d’un client à celui d’un autre client, vous devez enregistrer le virement et en expliquer le motif.

Annie Avocate
Avocate
LIVRE-JOURNAL DE VIREMENTS DE FONDS EN FIDUCIE  

Date 2010

Du client  

Au client  

Montant  

Motif  

31 juil.

Kirby, Kim

Cayer, Claude

40 000

Prêt hypothécaire

 

5.   Livre-journal de reçus généraux – par. 18 (5)  

Pour chaque montant que vous recevez dans le cadre de votre profession qui n’est pas constitué de fonds en fiducie, vous devez enregistrer :

  • la date à laquelle vous avez reçu les fonds 
  • la méthode par laquelle vous avez reçu les fonds, p. ex., chèque, chèque certifié, mandat, traite bancaire, virement, TPGV, espèces, etc.
  • le nom de la personne de qui vous avez reçu les fonds
  • le montant reçu.
Annie Avocate
Avocate
LIVRE-JOURNAL DE REÇUS GÉNÉRAUX  

Date 2010

Reçu de : 
(Provenance des fonds)

Montant  

Méthode  

30 juin

Annie Avocate

1 000

Traite bancaire

14 juil.

Virement du compte en fiducie obj. Dubois – facture 002

565

Chèque fiducie 001

22 juil.

Jackie Jones obj.   facture 001

113

Chèque

 

 

 

 

11 aout

Virement du compte en fiducie obj. Dubois   facture 004

1 130

Chèque fiducie 002

 

 

 

 

12 aout

Virement du compte en fiducie obj. Silver   facture 005

678

Chèque fiducie 003

13 aout

Ricky Ricardo obj.   facture 003

339

Espèces

 

 

 

 

7 sept.

Virement du compte en fiducie obj. Cayer   facture 006   523,30 

Virement du compte en fiducie obj. Dubois   facture 007 – 1 120 

1 643,30

Chèque fiducie 007

 

6.  Livre-journal de décaissements généraux – par. 18 (6)

Pour chaque paiement que vous faites dans le cadre de votre profession qui n’est pas constitué de fonds en fiducie, vous devez enregistrer :

  • la date à laquelle vous avez fait le paiement 
  • la méthode que vous avez employée pour faire le paiement, par ex., chèque, chèque certifié, traite bancaire, virement fiduciaire électronique, etc. 
  • le numéro du document que vous avez utilisé pour faire le paiement, par ex. le numéro du chèque, le numéro de la traite bancaire
  • le montant du paiement
  • le nom de la personne à qui vous avez fait le paiement.
 Annie Avocate
Avocate
LIVRE-JOURNAL DE DÉCAISSEMENTS GÉNÉRAUX
  

Date 2010

Méthode /numéro  

 Payé à :(Personne à qui les fonds sont versés) 

 Détails

Montant  

TVH versée  

Montant total  

1er juil.

Chq 001

Paul Propriétaire

Loyer

500

65

565

9 juil.

Chq 002

Fournitures de bureau Acme

Papeterie

200

26

226

 

 

 

 

 

 

 

1er aout

Chq 003

Paul Propriétaire

Loyer

    500

65

565

31 aout

PAD AB123456

Teraview

Dist. Cayer, Claude 

70

1,30

71,30

 

 

 

 

 

 

 

1er sept.

Chq 004

Paul Propriétaire

Loyer

500

65

565

 

 

 

 

 

 

 

1er oct. 

Chq 005

Paul Propriétaire

Loyer

500

65

565

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7.  Grand livre général de clients 

Le Règlement administratif no 9 n’exige pas ce registre, mais il représente une bonne pratique, car il est utile pour suivre la trace de l’ensemble des dépenses, des factures et des paiements faits pour chaque client dans un registre pratique, ce qui vous permet de savoir combien chaque client vous doit. Comme pour le grand livre de fiducie des clients, les détails de chaque dossier séparé d’un client sont habituellement inscrits dans une carte ou un compte séparé. Nous vous recommandons également de faire le rapprochement de votre ou vos comptes généraux tous les mois.

 
  Annie Avocate
Avocate
GRAND LIVRE GÉNÉRAL DE CLIENTS
  


Compte : JONES Jackie obj. conseils juridiques

Date 2010

Détails  

Dépenses
(au nom du client)   

 

 

Honoraires
(facturés au client)                      

 

TVH sur le compte
(facturée au client)                       

Paiements sur le compte   

Solde dû  

2 juil.

Honoraires – fact. 001

 

100

13

 

113

22 juil.

Client – fact. 001

 

 

 

113

0

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Compte : DUBOIS, Pierre obj. société

Date 2010

Détails  

Dépenses 
(au nom du client)                        

 

Frais
(facturés au client)  

TVH
(facturée au client)  

Paiements sur le compte  

 Solde dû  

12 juil.

Honoraires – fact. 002

 

500

65

 

565

14 juil.

Virement du compte en fiducie – fact. 002

 

 

 

565

0

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Compte : DUBOIS, Pierre obj. matrimonial

Date 2010

Détails  

Dépenses

(au nom du client)  

 

 Honoraires

(facturés au client)                      

 

TVH 
(facturée au client) 

Paiements sur le compte   

Solde dû  

9 aout

Honoraires – fact. 004

 

1 000

130

 

1 130

12 aout

Virement du compte en fiducie  – fact. 004

 

 

 

1 130

0

7 sept.

Honoraires – fact. 007   1 000 130   1 130

7 sept.

Virement du compte en fiducie – fact. 007

 

 

 

1 120

10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Compte : RICARDO, Ricky obj. contrat

Date 2010

Détails  

Dépenses
 (au nom du client)                      

Honoraires
(facturés au client)                      

 

TVH
(facturée au client)  

 

 

Paiements sur le compte   

Solde dû  

30 juil. 

Honoraires – fact. 003

 

300

39

 

339

13 aout 

Client – fact. 003

 

 

 

339

0

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Compte : SILVER, Suzanne obj. adoption

Date 2010

Détails  

Dépenses
(au nom du client)  

 

Honoraires 
(facturés au client)                      

TVH 
(facturée au client)  

Paiements sur le compte   

Solde dû  

10 aout

Honoraires – fact. 005

 

600

78

 

678

12 aout

Virement du compte en fiducie – fact. 005

 

 

 

678

0

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Compte: CAYER, Claude obj. hypothèque      

Date 2010

 Détails

Dépenses
(au nom du client)                        

 Honoraires
(facturés au client)                      

 

 TVH (facturée au client)

Paiements sur le compte   

Solde dû  

31 aout

Inscription

70

 

1,30

 

71,30

7 sept.

Honoraires – fact. 006

 

400

52

 

523,30

7 sept. Virement du compte en fiducie – fact. 006       523,30 0

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 




8.   Livre des honoraires – par. 18 (7)

Lorsque vous facturez vos clients, vous pouvez soit enregistrer les renseignements dans un livre d’honoraires, soit garder chaque facture en ordre chronologique (par date) dans un dossier de facturation. Bon nombre de cabinets juridiques gardent les deux registres ainsi qu’une troisième copie dans le dossier du client. Un cartable à anneaux avec des onglets pour chaque mois fonctionne bien pour le dossier de facturation. Si vous tenez un livre des honoraires, vous devez enregistrer les renseignements suivants :

  • les honoraires facturés au client
  • les autres éléments facturés au client
  • la date de facturation
  • le nom du client facturé.
Annie Avocate
Avocate
LIVRE DES HONORAIRES
  

Date 2010

Numéro de fact.  

Client  

 Honoraires
facturés

Débours

 TVH facturée

Total facturé  

2 juil.

001

Jackie Jones

100

 

13

113

12 juil.

002

Pierrre Dubois

500

 

65

565

30 juil.

003

Ricky Ricardo

300

 

39

339

 

 

 

 

 

 

 

aout

004

Pierre Dubois

1 000

 

130

1 130

 

 

 

 

 

 

 

10 aout

005

Suzanne Silver

600

 

78

678

 

 

 

 

 

 

 

7 sept.

006

Claude Cayer

400

70

53,30

523,30

7 sept.

007

Pierre Dubois

1 000

 

130

1 130

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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9.   Rapprochement des comptes bancaires en fiducie, liste de fiducie des clients et comparaison des comptes en fiducie – par. 18 (8)

Chaque mois, pour vos comptes en fiducie, vous devez comparer les éléments suivants :

a)   votre solde des comptes en fiducie rapprochés

b)   votre total de la liste de fiducie des clients.

Ces deux montants doivent être identiques. Il s’agit là d’un des plus importants registres de fiducie et vous devez le remplir au plus tard le 25 de chaque mois pour tous les fonds en fiducie que vous déteniez à la fin du mois précédent. Vous devriez corriger immédiatement toute insuffisance dans les comptes en fiducie et corriger toute erreur de la banque ou d’entrée avant la fin du mois suivant.

Pour le rapprochement des comptes en fiducie, vous devez :

  • cocher tous les chèques retournés (ou images de chèques) sur le relevé bancaire du compte en fiducie pour le mois antérieur, en prenant note des écarts dans les montants
  • à partir de votre livre-journal de décaissements de fiducie, identifier tout chèque qui a été émis, mais n’a pas encore été compensé par la banque
  • faire la liste des chèques en circulation par numéro de chèque, des dates d’émissions et des montants et faire le total des montants
  • à partir de votre registre de dépôts, cocher tous les dépôts sur le relevé bancaire en prenant note des écarts dans les montants
  • faire la liste des dépôts du mois précédent, par date et par montant, qui ne sont pas enregistrés sur le relevé bancaire; il s’agit de vos dépôts en transit
  • faire la liste des erreurs de la banque et des erreurs dans les entrées des registres individuellement suivant la date où elles ont été commises et fournir une brève explication; une copie de tout document à l’appui, comme une note de la banque, devrait être jointe au rapprochement
  • à partir du solde sur le relevé bancaire du compte en fiducie, soustraire le montant des chèques en circulation, additionner celui des dépôts en transit et rajuster pour toute erreur de la banque ou d’entrée afin de calculer le solde en banque rapproché du compte en fiducie.

Pour la liste de fiducie des clients, vous devez :

  • à partir du grand livre de fiducie des clients, identifier tout client pour lequel vous déteniez des fonds à la fin du mois précédent
  • faire la liste des noms des clients, dans un ordre logique, avec le solde des fonds en fiducie non dépensés pour chaque client à la fin du mois précédent
  • inclure la date de la dernière activité pour le solde des fonds en fiducie de chaque client sur la liste de fiducie des clients afin de vous aider à surveiller les montants inactifs ou sans mouvement
  • faire le total de la liste de fiducie des clients.

Comparez le solde rapproché des comptes bancaires en fiducie avec le total de la liste de fiducie des clients. Si ces deux montants ne sont pas identiques, vous devez trouver et corriger l’écart.

Annie Avocate
Avocate
        Rapprochement des comptes bancaires en fiducie
au 31 aou
t 2010

                                               
Compte mixte en fiducie :
Solde selon le relevé bancaire                                                                     40 933,00 $
 Moins :      Chèques en circulation                                                              39 476,70
                  (voir la liste ci-dessous)
 Plus :         Dépôts en transit – 31 aout 2010                                                     250,00
                  (déposés 1er sept. 2010)
 Plus erreur de la banque – 12 aout 2010:
                   Chèque 003 compensé 687 $ au lieu de 678 $                                    9,00
                   (corrigé 17 sept. 2010 par note de la banque pour crédit)
Solde rapproché du compte en fiducie mixte au 31 aout 2010                1 715,30 $

Chèques en circulation :
Numéro de chèque       Date                  Montant
004                           31 aout 2010         5 500,00 $
005                           31 aout 2010       33 742,83
006                           31 aout 2010            233,87

Total des chèques en circulation                      39 476,70 $

   

 Liste de fiducie de clients
(à partir des soldes du grand livre de fiducie des clients)
au 31 aout 2010

Nom de dossier                        Dernière date d'activité           Amount
Dubois, Pierre                          31 aout 2010                                1 120,00 $
Silver, Suzanne                         11 aout 2010                                    72,00
Cayer, Claude                           31 aout 2010                                  523,30
Total :                                                                                         1 715,30 $

Total des obligations de fiducie envers les clients au 31 aout 2010                                  1 715,30 $

   

 Comparaison des comptes en fiducie
au 31 aout 2010

Total du solde rapproché des comptes en fiducie                                                           1 715,30 $
(Voir le rapprochement des comptes en fiducie ci-dessus)

Total des soldes non dépensés selon le grand livre de fiducie des clients                     1 715,30 $ 
(Voir la liste de fiducie de client ci-dessus)      

Peu importe qui effectue la comparaison des comptes en fiducie, vous devriez prendre l’habitude de l’examiner, ainsi que toutes les pièces justificatives, au plus tard le 25 de chaque mois afin de vous assurer que :

  • la comparaison a été terminée en temps voulu
  • tous les fonds en fiducie des clients ont été inclus : fiducie mixte, carnet de banque, CPG, dépôts à terme, e-reg©, succession, procuration, etc.
  • les soldes des relevés bancaires, carnets de banque, comptes de succession, CPG, dépôts à terme, etc. sont exacts
  • il n’y a pas d’erreur de calcul
  • les éléments de rapprochement, par ex. les erreurs de la banque, les erreurs d’entrée, sont compensés chaque mois et sont expliqués et étayés par de la documentation
  • les chèques périmés, c.-à-d. les chèques qui n’ont pas été encaissés plus de six mois après avoir été faits, sont contrepassés, l’obligation du client est réinscrite dans le grand livre de fiducie des clients et les chèques sont émis de nouveau, au besoin (prenez note que les règles de compensation précisent qu’un chèque de plus de six mois peut être encaissé, donc vérifiez les politiques de votre établissement financier afin de déterminer si vous devriez faire une opposition au chèque en fiducie avant de l’émettre de nouveau.)
  • les comptes du grand livre de fiducie des clients ne sont pas à découvert
  • les montants en fiducie pour chaque client sont exacts
  • les comptes du grand livre en fiducie de tout client qui sont inactifs depuis 12 mois font l’objet d’un suivi.

10.    a) Doubles de bordereaux de dépôt de fiducie détaillés – par. 18 (10)

Le Règlement administratif no 9 exige que vous déposiez immédiatement dans votre compte en fiducie les fonds en fiducie que vous recevez. Vous devriez inscrire sur toutes les copies des bordereaux de dépôt de fiducie les renseignements suivants :

  • la date à laquelle vous avez déposé les fonds
  • le nom de votre cabinet, s’il n’est pas préimprimé
  • votre numéro de compte bancaire, s’il n’est pas préimprimé
  • la provenance de chaque montant reçu
  • le nom du client concerné
  • le montant.

Vous devriez également vous assurer que le caissier ou la caissière de la banque estampille chaque bordereau de dépôt. Si vous utilisez un guichet automatique, joignez le reçu du guichet au bordereau de dépôt correspondant ou ajoutez la source et la référence au client au reçu de guichet automatique et gardez-les avec vos bordereaux de dépôt.

BORDEREAU DE DÉPÔT
Compte courant

BANQUE DE L’ONTARIO

Date :

2 0 1 0 0 8 3 0

Transit :
5 4 3 2 1

Numéro de compte :

1 2 3 4 5 6 7 8 9 0
Timbre du caissier CRÉDITER LE COMPTE DE:
Annie Avocate
Avocate
Compte en fiducie


Initiales du déposant

AA


Initiales du caissier

ABC




Chèques et bordereaux de cartes de crédit

Détails

Espèces

 Kim Kirby

 

 

x     5 $ 

 

 

obj. prêt à Cayer

40 000


00
x   10 $

 

 

 

 

 

x   20 $

 

 

 

 

 

x   50 $

 

 

 

 

 

x 100 $

 

 

 

 

 

                    x

 

 

 

 

 

                    x

 

 

 

 

 

  monnaie

 

 

 

 

 

Total espèces $CA

nul

 

Total 

40 000

00

Bordereaux de cartes de crédit et chèques transférés

    40 000

00

 

10.    b) Doubles de bordereaux de dépôt au compte général détaillés – par. 18 (10)  

Vous devriez inscrire les renseignements suivants sur toutes vos copies des bordereaux de dépôt au compte général :

  • la date à laquelle vous avez déposé les fonds
  • le nom de votre cabinet, s’il n’est pas préimprimé
  • votre numéro de compte bancaire, s’il n’est pas préimprimé
  • la provenance de chaque montant reçu
  • le client concerné, le cas échéant
  • le montant.

Vous devriez également vous assurer que le caissier ou la caissière de la banque estampille chaque bordereau de dépôt. Si vous utilisez un guichet automatique, joignez le reçu du guichet au bordereau de dépôt correspondant ou ajoutez la source et la référence au client au reçu de guichet automatique et gardez-les avec vos bordereaux de dépôt.

BORDEREAU DE DÉPÔT
Compte courant

BANQUE DE L’ONTARIO
Date :

2 0 1 0 0 8 3 0

Transit :
5 4 3 2 1

Numéro de compte :

1 2 3 4 5 6 7 8 9 0
Timbre du caissier CRÉDITER LE COMPTE DE :
Annie Avocate
Avocate
Compte en fiducie


Initiales du déposant

AA


Initiales du caissier

ABC


 

Chèques et bordereaux de cartes de crédit

Détails

Espèces

Du compte en fiducie – chèque 007

 

 

x     5 $

 

 

obj. Dubois 1 120 $

1 643

30

x   10 $

 

 

obj. Cayer 523,30 $

 

 

x   20 $

 

 

 

 

 

x   50 $

 

 

 

 

 

x 100 $

 

 

 

 

 

                    x

 

 

 

 

 

                    x

 

 

 

 

 

  monnaie

 

 

 

 

 

Total espèces $CA

nul

 

Total 

1 643

30

Bordereaux de cartes de crédit et chèques transférés

   1 643

30


11.       Livre de duplicata de reçu de montant en espèces – art. 19

Pour chaque montant en espèces que vous recevez dans le cadre de votre pratique, en plus de le consigner soit dans le livre-journal de reçus généraux ou de fiducie soit dans le grand livre de client général ou de fiducie des clients, vous devez préparer un reçu de montant en espèces en duplicata portant les renseignements suivants :

  • la date à laquelle vous avez reçu les espèces
  • le nom de la personne qui vous a remis les espèces
  • le montant reçu en espèces
  • le nom du client pour lequel les espèces ont été reçues
  • le numéro de dossier, le cas échéant
  • votre signature ou celle d’un signataire autorisé
  • la signature de la personne qui vous a remis les espèces.

Il est toujours indiqué de numéroter suivant un ordre séquentiel tout document comptable. Vos reçus devraient donc être numérotés. Donnez une copie du reçu à la personne qui vous a remis les espèces et conservez-en une pour vos registres comptables. Vous pouvez également rédiger le reçu en triple exemplaire et garder la troisième copie dans le dossier du client.

Le Règlement administratif no 9 exige que vous fassiez des efforts raisonnables pour obtenir la signature de la personne qui vous a remis les espèces. Vous devriez éviter d’accepter des espèces d’une personne qui ne veut pas signer un reçu.

Gardez à l’esprit que votre personnel peut hésiter à accepter la responsabilité de recevoir des paiements en espèces. Si vous décidez d’adopter pour votre cabinet la politique de ne pas accepter des paiements en espèces, ou de fixer une limite maximale pour ceux-ci, assurez-vous d’en informer les clients éventuels par écrit avant d’accepter leur mandat.

 Exemple :

 

                    DUPLICATA DE REÇU DE MONTANT EN ESPÈCES                                      0001
Date_________________

Reçu de ___________________________ la somme de__________________________________$

Pour le compte de_________________________________________  pour le dossier no________

_________________________________________        __________________________________
Signature du payeur [personne versant les especes]         Signataire autorisé de [nom du cabinet]

  

12 a) Identification du client et vérification (client qui est une personne physique) – art. 23, Règlement administratif no 7.1

Annie Avocate
Avocate
VÉRIFICATION DE L’IDENTITÉ
(À utiliser lorsque le client ou le tiers est une personne physique)

Nom :                                 Kim Kirby                                                                   
Adresse :                            456, ch. Avenue, Touteville ON  Z9Y 4V3 ______________
Téléphone:                        789 456-0123____________________________________
Adresse professionnelle :   s. o. (retraitée)_____________________________________
Téléphone (bureau) :          s. o. (retraitée) ____________________________________
Profession(s) :                    Agente immobilière à la retraite_______________________

Document original examiné – Copie jointe

□  Permis de conduire
□  Acte de naissance
□  Passeport
□ Autre (préciser) ______________________________________

Date de la rencontre où l’identité a été vérifiée :   30 aout 2010__________________
Identité vérifiée par (nom de la personne) :           Sandy Secrétaire________________
Date de l’examen du dossier par l’avocat(e) :       30 aout 2010__________________
Nom de l’avocat(e) :                                              Annie Avocate__________________ 

   

12 b) Identification du client et vérification (client qui est un organisme) – art. 23, Règlement administratif no 7.1

Annie Avocate
Avocate

 
VÉRIFICATION DE L’IDENTITÉ
(À utiliser lorsque le client ou le tiers est un organisme)
Nom :                           Cornichons Pierre Dubois________________________
Adresse d’affaires :      456, ch. Avenue, Touteville ON  Z9Y 4V3 ___________
Téléphone d'affaires :   321 654-0987_________________________________
No de constitution ou d'identification d'entreprise : 12131415 Ontario inc._________
Lieu de délivrance du no :                        Ontario_____________________________
Type d'entreprise ou d'activités :            Grossiste et détaillant en fruits et légumes_

Personne autorisée à donner des directives :

Nom :                       Pierre Dubois_______________________________

Poste :                      Président____________________________­____

Téléphone :              321 654-0987, poste 1__________________­__

Document original examiné – Copie jointe

x  Permis de conduire
□  Acte de naissance
□  Passeport
□  Autre (préciser) ______________________________________

 

Noms et profession(s) des administrateurs

Pierre Dubois, agriculteur_____________________________________

Jackie Jones, électricienne__________________________________ 

Ricky Ricardo, musicien___________________________________

________________________________________________________

 

Noms, adresses et profession(s) des propriétaires ou actionnaires qui détiennent au moins
25 % d’intérêt dans l’organisme ou des actions de l’organisme

Pierre Dubois, 456, ch. County, Touteville ON  Z9Y 4V3, agriculteur, 51 %______

 Pierre Dubois fils, 456, ch. County, Touteville ON  Z9Y 4V3, agriculteur, 49 %____

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

 

Document original examiné – Copie jointe  

□ Certificat de constitution
□ Document déposé annuellement par l’organisme (préciser) ________________
x Convention de société
□ Convention de fiducie
□ Acte d’association
x Autre (préciser) __Inscription de noms commerciaux____________________

Date de la rencontre où l’identité a été vérifiée :       30 aout 2010

Identité vérifiée par (nom de la personne) :               Sandy Secrétaire

Date de l’examen du dossier par l’avocat(e) :           30 aout 2010

Nom de l’avocat(e) :                                                 Annie Avocate

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13.  Registre des biens de valeur

Il s’agit d’un registre exigé par le paragraphe 18 (9) du Règlement administratif no 9 afin de consigner les biens autres que de l’argent détenus en fiducie. Le registre devrait, au minimum, contenir les renseignements suivants :

  • le nom du ou des propriétaires bénéficiaires;
  • une description du bien;
  • la date à laquelle le titulaire de permis en a pris possession ou en a obtenu le contrôle;
  • le nom de la personne qui avait le contrôle du bien immédiatement avant que le titulaire de permis en prenne possession;
  • la valeur du bien;
  • la date à laquelle la fiducie a pris fin par la remise ou le transfert du bien au(x) propriétaire(s) bénéficiaire(s) ou conformément à leur directive;
  • la personne à qui la possession du bien est remise.

Biens à inclure :  

  • Les hypothèques, les cessions ou les autres instruments enregistrés au nom du titulaire de permis en fiducie;
    Sont compris les hypothèques ou autres titres de placement détenus en fiducie par une société ou une autre entreprise commerciale contrôlée par un titulaire de permis, des titulaires de permis d’un cabinet ou le conjoint du ou des titulaires de permis.
  • des actions, des obligations ou d’autres titres au porteur;
  • des bijoux, des peintures, des fourrures, des articles de collection ou une diversité d’objets de valeur vendables;
  • tout bien qu’un titulaire de permis peut, de son propre chef, convertir en espèces.

Biens à ne pas inclure :  

  •  Les dépôts à terme, les reçus de dépôt, des comptes d’épargne ou d’autres comptes de dépôt similaires maintenus pour des clients individuels dans des banques à charte ou des sociétés de fiducie enregistrées. Il s’agit là de fonds en fiducie et ils doivent être enregistrés dans vos registres comptables.
  •  
  •  Les testaments, les sûretés enregistrées au nom du client, les registres de sociétés, les sceaux de sociétés, etc. Ces biens ont de la valeur pour les clients et les titulaires de permis doivent en prendre soin lorsqu’ils les conservent, mais il ne s’agit pas de biens qui peuvent être vendus ou négociés par les titulaires de permis. Les titulaires de permis peuvent tenir une liste de ces biens, mais cette liste doit être séparée du registre qu’exige le paragraphe 18(9) du Règlement administratif no 9.

Registre des biens de valeur

Paragraphe 18 (9) du Règlement administratif no 9 pris en application de la Loi sur le Barreau dans sa version modifiée :

Un état de tous les biens, fonds exclus, détenus en fiducie pour des clientes et clients et, pour chaque bien, une description du bien et la date à laquelle le titulaire de permis en a pris possession, la personne qui en avait la possession immédiatement avant, la valeur du bien, l'identité de la cliente ou du client pour lequel il est détenu en fiducie, la date à laquelle le titulaire de permis en remet la possession et le nom de la personne à qui il la remet.

 

Client  

Description du bien  

Date de réception  

Reçu de  

Valeur du bien  

Remis à  

Date de remise  

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

 

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Annexes

Règlement administratif no 9           
          Formulaire 9A - Exemple de Formulaire 9A rempli
          Formulaire 9B - Exemple de Formulaire 9B rempli
          Formulaire 9C - Exemple de Formulaire 9C rempli
          Formulaire 9D - Exemple de Formulaire 9D rempli
          Formulaire 9E - Exemple de Formulaire 9E rempli

Exemple de lettre d’instructions à la Fondation du droit de l’Ontario